Envía los eventos de una factura recibida

Cuando recibes una factura electrónica a crédito de un proveedor, le cuentas a la DIAN qué hiciste con ella. Cada cosa que le cuentas es un evento, y va en este orden:

Evento	Qué le dices a la DIAN
Acuse de recibo de la factura	Que la factura te llegó.
Recibo del bien o del servicio	Que recibiste lo que compraste.
Aceptación expresa	Que la factura está bien: el valor y lo que dice.
Reclamo de la factura	Que algo no cuadra y el proveedor debe corregirlo.

La aceptación y el reclamo son excluyentes: envías uno o el otro, nunca los dos.

En una factura a crédito, el acuse y el recibo del bien son los que soportan ante la DIAN el costo y el IVA descontable de la compra.

Las facturas de contado no llevan eventos: la DIAN solo los recibe en facturas a crédito, y en una de contado el gasto y el IVA se soportan con la factura misma. En una factura de contado, Klopi te lo dice en la tarjeta de eventos y no te deja enviarlos.

Antes de empezar

• Tu facturación electrónica lista en Klopi. Klopi envía los eventos a la DIAN como un documento electrónico más. Lo explica Cómo funciona la facturación electrónica en Klopi.
• Permiso. Por defecto envían eventos el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador.

Envía un evento a mano

Para reclamar, haz clic en Reclamar, elige el motivo en ¿Por qué? —La factura tiene errores, No me entregaron la mercancía, Me entregaron solo una parte o No me prestaron el servicio—, agrega un Detalle (opcional) y haz clic en Enviar reclamo. El proveedor recibe el reclamo por la DIAN y debe corregir la factura con una nota.

Actívalos para que salgan solos

El acuse y el recibo del bien no te comprometen a nada, así que Klopi los puede enviar por ti en cuanto llega cada factura a crédito, entre por correo o subida a mano. La aceptación siempre la decides tú.

La tarjeta queda en Activados. Cada evento que la DIAN no reciba aparece en la factura con la marca «no se envió», la regla de la DIAN y el mensaje, para que sepas que ese gasto todavía no tiene su soporte.

La aceptación tácita: 3 días hábiles

Después de enviar el Recibo del bien o del servicio, tienes 3 días hábiles para aceptar o reclamar la factura. Si no haces ninguna de las dos, la factura queda aceptada tácitamente, como si la hubieras aceptado.

• En la factura, Klopi te dice hasta qué día tienes: «Tienes hasta el … para aceptarla o reclamarla».
• Un día hábil antes de que venza el plazo, el propietario de la cuenta recibe una notificación: «Tienes hasta el … para reclamar la factura …». La fecha que dice es el último día para reclamar; al día hábil siguiente la factura queda aceptada.
• Cuando el plazo pasa, Klopi ya no deja aceptar ni reclamar. Si hay un error, pídele al proveedor una nota crédito.

El evento de aceptación tácita no lo envías tú: lo registra el proveedor ante la DIAN cuando se cumple el plazo.

Qué pasa después

• En el buzón: la lista muestra, junto a cada factura, «acuse enviado», «acuse y recibo enviados», «aceptada» o «reclamada», y «evento rechazado» si alguno no pasó.
• Con la DIAN: cada evento queda registrado en la DIAN a nombre de tu negocio, y el proveedor lo ve.
• Con tu gasto: los eventos no cambian el gasto ni lo que debes. Son el soporte de la compra ante la DIAN.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una factura no me deja enviar eventos?

Porque es de contado. La DIAN solo recibe el acuse, el recibo, la aceptación y el reclamo en facturas a crédito, y rechazaría el evento. No tienes que enviar nada: el gasto y el IVA de esa compra se soportan con la factura.

¿Tengo que registrar la factura como gasto antes de enviar los eventos?

No. Los eventos se envían desde la factura, esté Por revisar o Registrada.

¿Por qué no me aparece el botón para aceptar?

Porque falta el paso anterior o se venció el plazo. La aceptación y el reclamo solo aparecen después del recibo del bien, y solo durante los 3 días hábiles siguientes.

La DIAN rechazó un evento, ¿qué hago?

Mira en la factura la regla y el mensaje del rechazo. Si el evento se puede enviar de nuevo, vuelve a aparecer su botón. Si el mensaje habla de la persona que recibe, revisa el nombre y la cédula en Eventos automáticos ante la DIAN → Configurar.

¿Puedo reclamar una factura después de aceptarla?

No. Aceptar y reclamar son excluyentes. Si aceptaste por error, habla con el proveedor.

Norma relacionada

• Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única) y su Anexo Técnico RADIAN v1.1: definen los eventos de la factura electrónica, su orden, que aplican a las facturas cuyo medio de pago es crédito, y la regla DC24c: la aceptación no se puede enviar pasados 3 días hábiles del recibo del bien o del servicio.
• Artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015: el comprador puede reclamar dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción de la mercancía o del servicio; si no lo hace, la factura queda aceptada tácitamente.
• Artículo 616-1 del Estatuto Tributario, inciso sobre ventas a crédito (Ley 2155 de 2021): en una venta a crédito, el comprador confirma por medios electrónicos el recibo de la factura y de los bienes o servicios para soportar el costo, la deducción y el IVA descontable.