Revisa las diferencias entre la factura y tu compra

Muchas veces la mercancía llega primero —la recibes con la orden de compra o registras la compra a mano— y la factura electrónica del proveedor llega después. Cuando la asocias a esa compra, Klopi revisa que diga lo mismo que registraste: el valor, el IVA, el total, las retenciones que el proveedor espera y, producto por producto, cuántas unidades cobra y a qué valor.

Antes de empezar

La factura en el buzón. Súbela o recíbela por correo en En Klopi: Compras y gastos, luego Facturas recibidas.
La compra ya registrada. Por ejemplo, la entrada de una orden de compra o un gasto que escribiste a mano.
Para comparar producto por producto, asocia las líneas de la factura a tus productos (lo explicamos en asocia los productos de tus proveedores). Sin eso, Klopi compara los totales.

Asocia la factura a tu compra

Abre la factura en la pestaña Por revisar.
En ¿Ya registraste esta compra? o ¿Es uno de estos gastos?, haz clic en Es este gasto junto a la compra correcta.
Klopi te muestra la factura al lado de lo que registraste.
Si todo coincide, haz clic en Asociar al gasto. No se registra nada nuevo.
Si algo no coincide, las filas con diferencias quedan resaltadas. Debajo ves Si aceptas la factura como viene: con lo que cambiaría. Elige Aceptar la factura o No la acepto.

Una diferencia de un peso o menos es redondeo: Klopi no la cuenta como diferencia.

Si aceptas la factura

Klopi registra la diferencia aparte, sin tocar la compra que ya tenías:

Lo que le debes al proveedor sube o baja con la factura. Si la compra ya estaba pagada y la factura cobra más, vuelve a Por pagar por la diferencia. Si cobra menos y ya le pagaste, te queda un saldo a favor con ese proveedor.
El costo de la mercancía sube o baja. La parte de las unidades que todavía tienes va a tu inventario (y cambia su costo promedio); la de las que ya vendiste va al costo de lo vendido.
Si no es mercancía, la diferencia va a la categoría del gasto.
El IVA que descuentas sube o baja, si el IVA de esa compra era descontable. Si no lo era, la diferencia va al costo.

Si la factura cobra más unidades de las que llegaron, Klopi te avisa: en ese caso lo normal es no aceptarla.

Si no la aceptas

Escribe por qué (opcional) y haz clic en Dejarla por revisar. La factura sigue en Por revisar, con una nota de las diferencias. Reclámale al proveedor: puede mandarte una nota crédito o una factura corregida. Cuando llegue, asóciala de nuevo.

Qué pasa después

La factura queda Registrada con el gasto, y en su detalle dice la diferencia que aceptaste.
Si anulas la compra, la diferencia que aceptaste se anula con ella y la factura vuelve a Por revisar.

Preguntas frecuentes

¿Por qué Klopi no me deja asociar la factura sin revisar?

Porque asociar una factura que no dice lo mismo que tu compra deja la deuda con el proveedor mal: le pagarías de menos o de más, y el IVA que descuentas no sería el de la factura.

Acepté la factura por error. ¿Cómo lo deshago?

Anula la compra desde Gastos: la diferencia se anula con ella y la factura vuelve a Por revisar. Después registra de nuevo la compra o asocia la factura otra vez.

Norma relacionada

NIIF para PYMES, sección 13 (párrafos 13.5 y 13.6): el costo del inventario es lo que realmente se pagó por él, con los impuestos que no se recuperan y menos los descuentos.
Artículos 488 y 771-2 del Estatuto Tributario: el IVA descontable es el de la factura a nombre de tu negocio, en compras que son costo o gasto de operaciones gravadas.
Artículo 368 del Estatuto Tributario: quien paga es el agente de retención: las retenciones las decide y las responde el comprador.