Usa los saldos a favor de tus clientes

A veces eres tú el que le debe al cliente. Pasa en tres casos:

• Te pagó dos veces. Por ejemplo, pagó por el link de pago y además tú registraste su transferencia.
• Te dejó un anticipo. Te dejó plata antes de la factura y la registraste con Recibir un anticipo, o registraste con Un pago para varias facturas más plata de la que debía y lo que sobró quedó a su favor.
• Le hiciste una nota crédito después de que pagó. Por una devolución o un descuento que acordaron tarde.

En esos casos, al final de Por cobrar aparece Saldos a favor de tus clientes, con cada saldo y dos opciones: usarlo en otra factura del mismo cliente o devolverle la plata.

Antes de empezar

• El módulo Cobros, que viene en los dos planes.
• Permisos. Por defecto, usar un saldo en otra factura lo pueden hacer el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor. Devolver lo pueden hacer el Propietario, el Administrador y el Gerente.
• Saldos en pesos. Los botones solo aparecen en los saldos en pesos. Un saldo a favor en una factura en otra moneda se resuelve con tu contador.

Registra un anticipo antes de la factura

Si el cliente te deja plata antes de que le factures (un depósito, un pago por adelantado), regístrala así:

La plata entra a tu cuenta, se crea un recibo de caja y el anticipo aparece en Saldos a favor de tus clientes hasta que lo uses en su factura. Un anticipo se recibe sin retención: si el cliente te retiene, la anotas cuando lo usas en la factura. Lo registran por defecto el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor.

Usa el saldo en otra factura

Si el cliente no tiene facturas pendientes, la ventana dice «Este cliente no tiene facturas pendientes. El saldo queda guardado para la próxima.» y no deja guardar. El saldo sigue ahí hasta que le hagas otra factura a crédito.

Úsalo al registrar el pago de una factura

Cuando registras un pago de un cliente que tiene un anticipo, la ventana Registrar pago muestra Este cliente ya te había dejado plata, con cada anticipo. Haz clic en Usarlo en esta factura y Klopi lo aplica a esa factura por lo máximo posible, sin registrar plata nueva. Si al facturarle el cliente te hizo retención, marca antes Me pagaron menos porque me hicieron retención y llénala: la retención se registra con el anticipo.

Devuélvele la plata

Qué pasa después

• Al usar el saldo: la factura de destino baja su saldo o queda Pagada, y el saldo a favor baja o desaparece. No entra ni sale plata de tus cuentas, así que no se crea un recibo de caja nuevo.
• Al devolver: la plata sale de la cuenta que elegiste, y el saldo a favor baja o desaparece.
• Con tu contabilidad: un saldo a favor se registra como un anticipo del cliente: plata que tienes pero que todavía no es tuya. Al usarlo, cancela lo que te debe el cliente; al devolverlo, sale de tu banco o caja.

Preguntas frecuentes

Mi cliente pagó dos veces la misma factura, ¿qué hago?

La factura muestra Sobrepago de ese valor en su tarjeta Pagos y aparece en Saldos a favor de tus clientes. Úsalo en otra de sus facturas o devuélvele la diferencia con Devolver. Si el doble pago fue un error tuyo al registrar, anula el pago que sobra desde la tarjeta Pagos de la factura.

¿Por qué aparece un saldo a favor después de una nota crédito?

Porque la factura ya estaba pagada cuando emitiste la nota crédito: el cliente pagó el valor completo y la nota le reconoce una parte. Esa parte es plata que le debes.

¿Un saldo a favor vence?

No. Se queda en Por cobrar hasta que lo uses o lo devuelvas.