Cómo funciona la cartera

La cartera es la plata que tus clientes te deben. En Klopi no la llevas a mano: cada factura que emites con No, me pagan después entra sola a la pantalla Por cobrar, con su fecha de vencimiento. Cuando el cliente te paga y lo registras, sale de ahí.

Esa pantalla responde tres preguntas: quién te debe, cuánto y desde cuándo. Y desde cada fila puedes registrar el pago o mandarle un recordatorio por WhatsApp.

Antes de empezar

El módulo Cobros, que viene en los dos planes. Si no ves Por cobrar en el menú, revisa cómo activar un módulo.
Permiso para ver la cartera. Por defecto la ven todos los roles. Registrar pagos lo pueden hacer el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor. Si tu rol no tiene el permiso de una acción, no ves su botón.

Lo que ves en «Por cobrar»

Entra a En Klopi: Ventas, luego Por cobrar. Arriba hay tres totales y, debajo, una pestaña para cada uno:

Grupo	Qué hay
Vencidas	Lo que ya pasó su fecha de pago. Cada fila dice cuántos días lleva vencida.
Por vencer	Lo que vence hoy o en los próximos 7 días.
Al día	Lo que vence en más de 7 días.

Cada fila muestra el cliente, el número de la factura, la fecha en que vence y cuánto falta por pagar. Si la factura se paga en cuotas, cada cuota es una fila aparte, con su propia fecha: la primera puede estar vencida y las demás al día.

Cada pestaña muestra las filas por páginas y tiene un buscador: escribe el nombre o el documento del cliente, o el número de la factura.

Al hacer clic en el nombre del cliente abres la factura. En cada fila tienes además:

Recordar: abre tu WhatsApp con un mensaje listo para ese cliente. Aparece solo si el cliente tiene celular en su ficha.
Ya me pagó: abre la ventana para registrar el pago.

Arriba a la derecha están Recibos de caja (todos los pagos que has recibido), Recibir un anticipo (plata que un cliente te deja antes de la factura), Un pago para varias facturas (cuando un cliente te paga varias de una vez) y Traer un saldo de otro sistema (lo que te debían antes de usar Klopi). Cada botón aparece solo si tu rol puede hacer esa acción: por ejemplo, Traer un saldo de otro sistema lo ven los roles que pueden crear facturas.

Qué entra y qué no entra a la cartera

Entra toda factura o nota débito emitida a crédito y validada por la DIAN, mientras le quede saldo.
No entra una venta de contado (Sí, ya me pagaron): esa plata ya entró a tu caja o banco al emitirla.
No entra un borrador, ni una factura que la DIAN todavía no ha validado o que rechazó.
Sale cuando el saldo llega a cero: por pagos, por retenciones que te hizo el cliente o por una nota crédito.

Klopi calcula el saldo de cada factura así: el total, menos los pagos, menos las retenciones que te practicaron, menos las notas crédito. Por eso un abono parcial deja la factura en la cartera por lo que falta.

Saldos a favor de tus clientes

Si un cliente te pagó de más (por ejemplo, pagó el link de cobro y además registraste su transferencia), te dejó un anticipo o le hiciste una nota crédito después de que pagó, al final de la pantalla aparece Saldos a favor de tus clientes. Es plata que le debes tú a él. Desde ahí la usas en otra de sus facturas o se la devuelves: está explicado en Usa los saldos a favor de tus clientes.

Qué pasa después

Cuando registras un pago, la factura baja su saldo en la cartera o sale de ella, y queda un recibo de caja numerado.
Si tienes el módulo Mensajes, Klopi le recuerda solo a tu cliente las facturas pendientes, por WhatsApp o por correo (un canal por recordatorio), según las reglas que tengas. Lo ves en Configura los recordatorios de cobro.
En la ficha de cada cliente, en Contactos, el recuadro Te debe suma lo que ese cliente tiene pendiente.
En tu contabilidad, lo que te deben es la cuenta de clientes; tu contador la ve cuadrada con esta pantalla.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una factura no aparece en «Por cobrar»?

Puede ser una venta de contado, un borrador, una factura que la DIAN aún no valida o una que ya está saldada. Solo aparecen las facturas a crédito validadas por la DIAN que todavía tienen saldo.

¿Cómo sé cuántos días lleva vencida una factura?

En la pestaña Vencidas, cada fila tiene una etiqueta roja con los días. Se cuentan desde la fecha de vencimiento que elegiste en ¿Cuándo te pagan? al hacer la factura.

¿Puedo cambiar la fecha de vencimiento de una factura ya emitida?

No. La fecha de vencimiento va en la factura electrónica que recibió la DIAN, y una factura emitida no se edita. Si acordaste otro plazo con tu cliente, la cartera la seguirá mostrando vencida desde la fecha original.

¿Las facturas en dólares aparecen en la cartera?

Sí, en su moneda. Los totales de arriba las suman en pesos, a la tasa con que se hizo la factura.

¿Mi contador puede ver la cartera?

Sí. El rol Contador ve Por cobrar y los recibos de caja, pero por defecto no registra pagos.