Qué registra Klopi en la contabilidad cuando cobras

Cada cobro que se registra en Klopi —a mano, por el link de pago, con un pago de varias facturas o como anticipo— genera su asiento contable en el momento, sin que nadie lo digite. Un asiento es el registro de un hecho en los libros, con sus débitos (lo que entra o se debe a favor) y sus créditos (de dónde sale). Todos los asientos de cobro llevan al cliente como tercero, para que el auxiliar de cartera y la información exógena salgan por tercero.

Las cuentas de abajo son las que trae Klopi por defecto, del Plan Único de Cuentas (PUC). Se cambian en En Klopi: Contabilidad, luego Plan de cuentas, luego Cuentas de las reglas.

Antes de empezar

Para ver los asientos necesitas el módulo Contabilidad y un rol con acceso a Contador, como el Contador o el Administrador.
La cuenta de banco o de caja de cada pago no es fija: es la cuenta del PUC asociada a la cuenta de dinero que el usuario eligió en ¿A dónde entró la plata? (por ejemplo, un banco en 111005 o la caja en 110505).

Pago de una factura

Un cliente paga $1.190.000 de una factura a crédito:

Cuenta	Débito	Crédito
111005 Bancos (la cuenta de dinero elegida)	1.190.000
130505 Clientes		1.190.000

Un abono parcial hace el mismo asiento por el valor abonado. Una venta de contado no pasa por 130505: su asiento de venta ya debitó la caja o el banco al emitirla, por eso no aparece en la cartera ni recibe pagos.

Pago con retenciones que te practicaron

El cliente es agente de retención, retiene y consigna el neto. Cada retención va a su propia cuenta, porque se declaran en formularios distintos:

Cuenta	Débito	Crédito
111005 Bancos	1.150.000
135515 Retención en la fuente	40.000
130505 Clientes		1.190.000

Retención en la fuente: 135515. ReteIVA: 135517. ReteICA: 135518.
Cada línea lleva el concepto de retención que eligió el usuario y una base: el subtotal sin IVA para retención en la fuente y reteICA, y el valor del IVA para reteIVA. En un abono parcial la base se prorratea por la proporción de la factura que se abona.
La reteIVA de 135517 alimenta el borrador de la declaración de IVA, y las tres salen en el formato 1003 de la información exógena (retenciones que le practicaron).

Anticipos, saldos a favor y devoluciones

Hecho	Débito	Crédito
Se recibe un anticipo sin factura (Recibir un anticipo) o sobra plata en un pago de varias facturas	Banco o caja	280505 Anticipos de clientes
Una factura queda con saldo a favor y se usa o se devuelve	130505 Clientes	280505 Anticipos de clientes
Se usa un anticipo en una factura	280505 Anticipos de clientes (y 1355 por la retención, si la hubo)	130505 Clientes
Se devuelve la plata al cliente	280505 Anticipos de clientes	Banco o caja

Un anticipo se recibe sin retención: 280505 guarda solo la plata, que es lo que se aplica o se devuelve. Si el cliente retiene, la retención se registra al aplicar el anticipo a la factura, en su 1355, con tercero, concepto y base prorrateada.

El saldo a favor de una factura (por un pago doble o una nota crédito posterior al pago) se reclasifica de 130505 a 280505 en el momento en que el usuario hace clic en Usar en otra factura o Devolver. Mientras no lo haga, se ve como un saldo crédito de ese tercero en 130505, que coincide con lo que muestra Saldos a favor de tus clientes.

Factura en otra moneda

La cuenta por cobrar sale a la tasa con que se registró la factura, y el banco recibe lo que valían los dólares el día del pago. La diferencia es un ingreso financiero (421020) o un gasto financiero (530525). El pago que salda la factura toma exactamente el saldo en pesos que queda en 130505, para que el redondeo no deje centavos colgados.

Saldo inicial de cartera

Al traer una factura de otro sistema sin marcar Mi contador ya registró este saldo en la contabilidad:

Cuenta	Débito	Crédito
130505 Clientes	saldo
37050501 Saldos iniciales por clasificar (la «Contrapartida de saldos iniciales»)		saldo

La 37050501 es un auxiliar puente de 370505: el PUC no tiene una cuenta de apertura, y el destino real de cada saldo (capital, reservas o resultados) solo se sabe cuando termina de cargarse toda la apertura. El contador la reclasifica y debe quedar en cero. Las empresas que ya tenían saldos iniciales antes de este cambio conservan 370505 como contrapartida; se cambia en Cuentas de las reglas.

Se registra como comprobante de apertura con la Fecha de corte de los saldos iniciales (el último día que se llevó en el sistema anterior), que se configura en Cuentas de las reglas. Si no hay fecha de corte, usa la fecha del día en que se trae. La factura conserva su fecha original. Si se marca la casilla, Klopi crea la factura para la cartera pero no registra nada: se asume que el saldo ya entró con el comprobante de saldos iniciales.

Qué pasa después

Anular un pago o un recibo de caja no borra el asiento: Klopi crea un comprobante de reversión con las mismas cuentas al revés, y la factura vuelve a quedar por cobrar.
Si la pasarela reversa un cobro (reembolso o contracargo), Klopi hace la misma reversión sola.
Periodo cerrado: si la fecha del pago cae en un mes cerrado, Klopi rechaza el registro con «El periodo … está cerrado.». Hay que reabrir el periodo o usar una fecha abierta.
Recibo de caja: cada pago con entrada de dinero queda en un recibo numerado (RC por defecto) que imprime el asiento al pie. Usar un anticipo o devolver plata no genera recibo de caja.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la cartera de Klopi no cuadra con el saldo de 130505?

Revisa tres cosas: asientos manuales hechos directamente a 130505 (no crean facturas en la cartera), saldos iniciales traídos con la casilla marcada sin el comprobante de apertura correspondiente, y saldos a favor que todavía no se han reclasificado a 280505: esos restan en 130505, pero Por cobrar los muestra aparte, en Saldos a favor de tus clientes, y no los descuenta de sus totales.

¿Puedo cambiar las cuentas que usa Klopi?

Sí, en Plan de cuentas → Cuentas de las reglas. El cambio aplica a los registros nuevos; los asientos ya hechos no cambian.

¿Los pagos por link de pago van a una cuenta distinta?

Van a la cuenta de dinero que se eligió en ¿A dónde llega la plata? al conectar la pasarela, o al banco predeterminado. Si se usa una billetera propia de la pasarela, la transferencia al banco se registra como un traslado entre cuentas y la comisión de la pasarela, como un gasto pagado desde esa billetera. Esos dos registros los hace el usuario; Klopi no los genera solo.

Norma relacionada

Artículo 367 del Estatuto Tributario: la retención en la fuente es un recaudo anticipado del impuesto; por eso lo retenido va a un activo (1355) y no a un gasto.
Artículo 60 del Código de Comercio: obliga a conservar los libros y sus soportes, como los recibos de caja, durante 10 años.