Configura WhatsApp y el correo para tus clientes

Con el módulo Mensajes, tus facturas le llegan a tu cliente por WhatsApp en el momento en que la DIAN las valida, y los recordatorios de cobro salen solos por WhatsApp y por correo. No tienes que conectar nada: por defecto los mensajes salen desde el número de WhatsApp de Klopi.

Si prefieres que tus clientes vean el número de tu negocio, puedes conectar tu propia cuenta de WhatsApp Business a través de Chately.

Antes de empezar

El módulo Mensajes, que viene en el plan Klopi. Si no ves Mensajes en Configuración → Más ajustes, revisa cómo activar un módulo.
El celular de tus clientes en su ficha de contacto, en el campo Celular (WhatsApp). Sin ese número, Klopi no tiene a dónde enviarles el WhatsApp.
Para cambiar la configuración, ser Propietario, Administrador o Gerente. Solo el Propietario y el Administrador ven y cambian Usar mi propio número de WhatsApp (avanzado).

Elige por dónde salen tus mensajes

Entra a En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Mensajes.
En Canales de envío, deja prendido WhatsApp para enviar por WhatsApp. Al lado del título ves WhatsApp: número de Klopi, o WhatsApp: tu número si conectaste el tuyo.
Deja prendido Correo electrónico para que los recordatorios de cobro y los reenvíos de documentos también salgan por correo.
Deja prendido Enviar la factura por WhatsApp al emitir si quieres que, cuando la DIAN valide cada factura, a tu cliente también le llegue un WhatsApp con ella. Este interruptor solo controla el WhatsApp: el correo legal de la factura sale igual.

Cada interruptor se guarda en el momento en que lo tocas.

Envía una factura por WhatsApp a mano

Sirve para reenviarla o para enviarla si tenías apagado Enviar la factura por WhatsApp al emitir.

Abre la factura en En Klopi: Ventas, luego Facturas.
En la tarjeta Mensajes al cliente, haz clic en Enviar por WhatsApp.

La tarjeta muestra cada envío con su número de destino, la fecha y su estado: En cola, Enviado, Entregado, Leído o Fallido. Si falló, debajo aparece el motivo. Solo puedes enviarla cuando la DIAN ya la validó. Si tu cliente no tiene celular en su ficha, Klopi no la envía y te dice «El cliente no tiene celular registrado.»; el intento queda como Fallido con ese motivo.

Usa tu propio número de WhatsApp

Necesitas una cuenta de Chately con la API oficial de WhatsApp Business y tu número conectado allá.

En En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Mensajes, abre Usar mi propio número de WhatsApp (avanzado).
Pega tu API key de Chately.
Haz clic en Buscar mis canales y elige tu número en la lista. También puedes escribir el Canal (channel_id) a mano.
En Chately, crea un webhook con la dirección que aparece en URL de webhook para Chately y un secreto. Pega ese mismo secreto en Secreto del webhook.
Haz clic en Guardar número propio.

Desde ese momento, los mensajes salen desde tu número y el título de la tarjeta dice WhatsApp: tu número. Sin el secreto del webhook, los mensajes salen igual, pero Klopi no se entera de si llegaron o si tu cliente los leyó.

Qué pasa después

Al emitir una factura, si Enviar la factura por WhatsApp al emitir está prendido, Klopi la envía por WhatsApp al celular del cliente apenas la DIAN la valida. Lo mismo con las notas crédito y débito. Los documentos soporte y la nómina electrónica no se envían por aquí.
Si el mensaje incluye un link de pago y tienes el módulo Cobros con una pasarela conectada, Klopi crea el link y lo pone en el mensaje. Una nota crédito nunca lleva link de pago.
Cuando tu cliente responde el WhatsApp, un resumen de su mensaje queda en el Historial de su ficha de contacto, si tienes el módulo CRM. Para contestarle, escríbele desde tu WhatsApp o desde Chately.
Todo envío queda en el historial, al final de Configuración → Más ajustes → Mensajes, en Historial de envíos: a quién, por qué, qué documento y si llegó.
Los recordatorios de cobro salen según las reglas de la tarjeta Recordatorios de cobro, en la misma pantalla. Lo explica Configura los recordatorios de cobro.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi cliente no recibió la factura por WhatsApp?

Revisa, en este orden: que su ficha tenga el Celular (WhatsApp) correcto; que WhatsApp y Enviar la factura por WhatsApp al emitir estén prendidos; y el estado del envío en la tarjeta Mensajes al cliente de la factura. Si dice Fallido, el motivo aparece debajo. El caso más común es un número sin WhatsApp o mal escrito.

¿Desde qué número le llegan los mensajes a mi cliente?

Desde el número de WhatsApp de Klopi, salvo que conectes el tuyo en Usar mi propio número de WhatsApp (avanzado). Las plantillas que trae Klopi incluyen el nombre de tu negocio en el texto, para que tu cliente sepa quién le escribe.

¿Cómo vuelvo a usar el número de Klopi?

Abre Usar mi propio número de WhatsApp (avanzado), haz clic en Dejar de usar mi número y confirma con Dejar de usarlo. Klopi borra tu API key, el canal y el secreto de Chately, y tus mensajes vuelven a salir por el número de Klopi.

¿Puedo apagar el envío automático y enviar solo algunas facturas?

Sí. Apaga Enviar la factura por WhatsApp al emitir y, en cada factura que quieras enviar, haz clic en Enviar por WhatsApp en la tarjeta Mensajes al cliente.