Qué documentos debes conservar y dónde están

La ley te obliga a conservar los documentos de tu negocio durante 10 años. En la facturación electrónica, el documento legal es el XML firmado: el archivo que la DIAN validó. El PDF es la representación gráfica que lee tu cliente; Klopi lo genera junto con el XML.

Klopi guarda por ti, sin que hagas nada, el XML, el PDF y el código QR de cada documento que la DIAN valida. Estos archivos no cuentan en el almacenamiento de tu plan.

Lo que Klopi guarda por ti

Documento	Qué guarda Klopi	Dónde lo encuentras
Facturas de venta, notas crédito y notas débito	Factura en PDF, XML firmado y Código QR	En cada documento, tarjeta Archivos
Tiquetes POS y sus notas de ajuste	Los mismos archivos	En cada documento, tarjeta Archivos
Documento soporte	El XML y el PDF validados	El PDF, en la sección Documento soporte del gasto
Facturas que te mandan tus proveedores a tu correo de Klopi	Su XML y su PDF	En la factura recibida: Ver PDF y Descargar XML

Klopi copia los archivos en el momento en que la DIAN valida el documento. Si alguno tarda, en la tarjeta Archivos verás «Estamos guardando los archivos de este documento. Aparecerán aquí en unos minutos.»

Descarga los archivos de una factura

También tienes el botón PDF arriba de la factura. Para bajar la lista de tus facturas en Excel, usa Exportar en la lista de facturas.

Lo que te toca guardar a ti

Klopi guarda lo que pasa por Klopi. Hay cosas que viven fuera y que conviene que guardes tú:

• Tu resolución de numeración tal como te la entregó la DIAN.
• Los tiquetes de papel que hayas expedido en el punto de venta cuando se fue el internet o la luz, y la carta que le enviaste a la DIAN por ellos. Lo explica Vende sin internet con tiquetes de papel.
• Las facturas de proveedores que no llegan a tu correo de Klopi, en papel o en otro correo.
• Las facturas que emitiste con otro programa antes de pasarte a Klopi.

Qué pasa después

• Durante 10 años tus archivos siguen en la tarjeta Archivos de cada documento, como lo indica Klopi en esa misma tarjeta.
• Ante una revisión de la DIAN, lo que cuenta es el XML firmado. Tu contador lo puede descargar del documento.
• Tu cliente recibió el PDF y el XML por correo cuando la DIAN validó la factura. Si los pierde, en la factura haz clic en Volver a enviar.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo que guardar mis facturas electrónicas?

Diez años, contados desde el cierre de tus libros o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Klopi guarda el XML, el PDF y el QR de cada documento validado durante ese tiempo.

¿Tengo que imprimir mis facturas?

No. La factura electrónica es el XML: guardarlo en formato digital cumple la obligación. Imprimir el PDF solo te sirve si tu cliente lo pide en papel.

¿Guardar los archivos en Klopi ocupa espacio de mi plan?

No. El XML, el PDF y el QR de tus documentos validados y las facturas que te llegan de proveedores no cuentan en el almacenamiento. Solo cuenta lo que tú subes, como el logo o las fotos de tus productos. Si eso se te llena, compra 10 GB más por $2.900 al mes con Comprar 10 GB más, en Configuración → Mi plan → Uso, en Almacenamiento.

¿Qué archivo le entrego a la DIAN si me lo pide?

El XML firmado de la tarjeta Archivos. Es el documento legal; el PDF es solo su representación gráfica.

Norma relacionada

• Artículo 60 del Código de Comercio y artículo 28 de la Ley 962 de 2005: los libros y papeles del comerciante se conservan por lo menos 10 años, contados desde el cierre de los libros o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
• Artículo 12 de la Ley 527 de 1999: los documentos se pueden conservar como mensajes de datos, en un medio que permita reproducirlos con exactitud.