Estados de un documento ante la DIAN

Cada factura, nota o tiquete lleva una etiqueta junto a su número. Te dice dos cosas: si la DIAN ya la tiene y, una vez validada, si ya te pagaron. Dentro de cada documento, una línea de avance muestra lo mismo paso a paso.

La etiqueta se actualiza sola. Mientras un documento va a la DIAN, su pantalla se refresca cada pocos segundos; no tienes que recargarla.

Las etiquetas

Etiqueta	Qué significa	Qué hacer
Borrador	Guardado en Klopi. No tiene número ni ha ido a la DIAN	Editarlo o emitirlo con Emitir a la DIAN
Enviando a la DIAN	Ya tomó su número y va en camino. Suele tardar unos segundos	Esperar
Esperando a la DIAN	La DIAN no ha respondido o sigue procesándolo. Klopi sigue intentando solo, salvo que la línea de avance diga Detenida	Esperar, o Reintentar emisión
Por cobrar	La DIAN la validó y todavía te deben todo o parte	Registrar el pago cuando llegue
Pagada	La DIAN la validó y ya te pagaron	Nada
Emitida	Una nota crédito que la DIAN ya validó. No queda un saldo por cobrarle a tu cliente, pero sí gasta un documento de tu cupo del mes	Nada
Rechazada por la DIAN	La DIAN la revisó y no la aceptó. No quedó emitida	Corregir y volver a emitir
No se pudo enviar	Klopi la revisó antes de enviarla y encontró algo por corregir. No llegó a la DIAN	Corregir y volver a emitir
Anulada	Una nota crédito devolvió todo su valor, o es un borrador rechazado que descartaste	Nada

Mientras Klopi termina de conectar la facturación electrónica, tus documentos se quedan en Borrador: al intentar emitir, Klopi te dice que la facturación electrónica se está conectando y que te avisaremos cuando puedas emitir, y el borrador no toma número. Lo explica Cómo funciona la facturación electrónica en Klopi.

La línea de avance de cada documento

Al abrir una factura, arriba ves hasta cuatro pasos:

1. Creada (o Borrador guardado): la fecha y quién la hizo.
2. La DIAN: Emitir a la DIAN mientras es borrador; luego Enviando a la DIAN, Esperando a la DIAN, Detenida, Validada por la DIAN con la fecha y hora, Rechazada por la DIAN o No se pudo enviar.
3. El envío: Enviar al cliente, Enviada al cliente con el canal y la fecha, o No le llegó al cliente. Cuenta el correo con el XML y el PDF que Klopi le manda a tu cliente al validarse y, si tienes el módulo Mensajes, también los envíos por WhatsApp.
4. El pago: De contado o A crédito antes de emitirla; después, Por cobrar con el saldo, Vencida hace tantos días, o Pagada. Las notas crédito no tienen este paso porque no hay nada que cobrarle al cliente; eso no las deja por fuera de tu cupo: cada nota crédito validada cuenta como un documento.

Avisos que pueden aparecer en un documento

• La DIAN la validó con observaciones: la factura es válida. La DIAN solo te advierte algo para que no se repita en las próximas; léelo y corrígelo en tu configuración o en la ficha del cliente.
• Este documento está detenido: sigue Esperando a la DIAN, pero Klopi dejó de intentar solo porque el envío a la DIAN falló por algo que un reintento no arregla. Debajo está el mensaje y qué hacer; casi siempre es escribirle a soporte. El documento queda guardado: cuando esté resuelto, haz clic en Reintentar emisión.
• La DIAN ya la validó, pero falta registrarla en tu contabilidad: la factura es válida ante la DIAN, pero Klopi no pudo registrarla en tus libros. Klopi lo reintenta solo; si el aviso sigue, pídele a tu contador que revise las cuentas.
• La DIAN rechazó este documento o Este documento no llegó a la DIAN: debajo está el motivo. Lo explica Qué hacer si la DIAN rechaza una factura.

Si la DIAN no responde

A veces la DIAN tarda en contestar o deja de responder por un rato. Tu factura no se pierde ni se duplica: queda Esperando a la DIAN con su número, y Klopi la sigue enviando sola hasta que la DIAN responda.

1. Al emitir, la factura dice Enviando a la DIAN. Si la DIAN no contesta, Klopi vuelve a intentar a los pocos segundos, a los 5 minutos y a los 15 minutos.
2. Si sigue sin respuesta, la factura pasa a Esperando a la DIAN y la línea de avance dice «Klopi sigue intentando solo». Desde ahí, Klopi la vuelve a enviar más o menos cada hora, durante unos dos días.
3. Cuando la DIAN responde, la factura queda Por cobrar o Pagada con su CUFE, y a tu cliente le llega por correo. Si la DIAN la rechaza, queda Rechazada por la DIAN con el motivo.

Cada reintento es el mismo documento, con el mismo número. Si la DIAN ya lo había recibido en un intento anterior, Klopi toma esa respuesta y no crea una segunda factura. No crees otra factura igual mientras tanto: tendrías dos por la misma venta.

Si sabes que la DIAN ya volvió, puedes abrir la factura y hacer clic en Reintentar emisión; la pantalla se actualiza sola cuando llega la respuesta. Si la factura no alcanzó a llegar a la DIAN y se reintenta al día siguiente, Klopi le pone la fecha y hora de ese día, porque la DIAN no acepta una factura con una fecha distinta al día en que se firma. Conserva su número.

Mientras una venta esté Enviando a la DIAN o Esperando a la DIAN, tu contador no puede cerrar ese mes: la venta se registra en tu contabilidad cuando la DIAN valida la factura.

Busca tus documentos por estado

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé si la DIAN ya validó mi factura?

Si la etiqueta dice Por cobrar o Pagada, la DIAN ya la validó. En la línea de avance verás Validada por la DIAN con la fecha y hora, y al pie de la factura, su CUFE y su código QR.

¿Por qué mi factura dice «Por cobrar» y no «Validada»?

Porque, una vez validada, lo que importa es si ya te pagaron. Por cobrar siempre significa que la DIAN ya la aceptó y que tu cliente todavía te debe.

¿Cuál es la diferencia entre «Rechazada por la DIAN» y «No se pudo enviar»?

Rechazada por la DIAN quiere decir que la DIAN la revisó y la devolvió. No se pudo enviar quiere decir que la revisión previa encontró un error y el documento nunca llegó a la DIAN, así que la DIAN no tiene registro de él. En los dos casos se corrige igual, con Corregir y volver a emitir.

¿Puedo consultar mi factura en la página de la DIAN?

Sí. El código QR del PDF de la factura lleva a la consulta de la DIAN con su CUFE. También puedes buscarla con el CUFE en el portal de la DIAN.

¿Cuánto puede durar «Esperando a la DIAN»?

Casi siempre, minutos. Si la DIAN está caída puede tardar más; Klopi sigue intentando solo durante unos dos días y tú puedes hacer clic en Reintentar emisión cuando quieras. No se crea una factura repetida. Si después de eso sigue igual, escríbenos con el número de la factura.

¿Cómo sé si el problema es de la DIAN?

Si varias facturas quedan Esperando a la DIAN al mismo tiempo, casi siempre es la DIAN. Si solo una queda así durante mucho tiempo, haz clic en Reintentar emisión y, si no avanza, escríbenos.