Cómo funciona la facturación electrónica en Klopi

Una factura electrónica es un archivo que la DIAN valida en el momento en que lo emites. Tú dices a quién le vendiste y qué le vendiste; Klopi arma la factura, la envía a la DIAN, espera la respuesta, se la entrega a tu cliente y guarda una copia.

No tienes que comprar un certificado de firma. Lo que haces en el portal de la DIAN es corto: cuando Klopi te avise que tu cuenta está lista, eliges el software que te indica Klopi en la pantalla, copias un código (el TestSetId) y lo pegas en Klopi.

Antes de empezar

El módulo Facturación electrónica activo. Si no lo tienes, mira cómo activar un módulo.
Ser Propietario o Administrador. Por defecto solo esos dos roles ven Facturación electrónica en el menú Configuración.
Los datos de tu negocio completos: NIT o cédula, municipio y dirección. Están en Crea tu cuenta y configura tu empresa.

Quién hace qué

Quién	Qué hace
Tú	En el portal de la DIAN eliges el software que te indica Klopi y copias el TestSetId a Klopi; autorizas en Klopi la firma de tus documentos; pides tu resolución de numeración y facturas. Ante la DIAN, el facturador sigue siendo tu negocio: cada factura sale a tu nombre y con tu NIT.
Klopi	Prepara tu cuenta, registra a tu negocio en el ambiente de pruebas de la DIAN con tu TestSetId, trae tu numeración de la DIAN, activa tu cuenta para emitir, arma cada documento con tus datos, lo envía a la DIAN firmado con un certificado digital autorizado, sigue su respuesta, se lo entrega a tu cliente y guarda los archivos 10 años.

Tú no creas cuentas ni configuras nada fuera de Klopi, salvo los pasos en el portal de la DIAN: todo lo demás pasa por Klopi. El paso a paso, y cómo ver en qué va tu cuenta, está en Activa la facturación electrónica.

Qué pasa cuando emites una factura

Cuando tu cuenta esté Lista para emitir, esto es lo que pasa en cada factura:

Toma su número. Klopi le asigna el siguiente número de tu resolución vigente y la fecha y hora del momento. Mientras era borrador no tenía número.
Va a la DIAN. La verás como Enviando a la DIAN. Casi siempre la respuesta llega en segundos.
La DIAN responde. Si la valida, la factura recibe su CUFE (el código único que la identifica) y queda Por cobrar o Pagada. Si la rechaza, queda Rechazada por la DIAN con el motivo. Si la DIAN no contesta, queda Esperando a la DIAN y Klopi sigue intentando solo.
Le llega a tu cliente. Klopi le envía por correo la factura en PDF y en XML.
Queda guardada. El PDF y el XML quedan en la tarjeta Archivos de la factura.

Cada estado está explicado en Estados de un documento ante la DIAN.

Qué hace Klopi sin que se lo pidas

Te avisa antes de que la numeración te frene. Al propietario de la cuenta le llegan avisos, en la campana y por correo, 30, 15 y 5 días antes de que venza una resolución, o cuando ya usaste el 80 % y el 95 % de su rango.
Reintenta cuando la DIAN no responde, sin repetir la factura ni gastar otro número.
No te deja emitir fuera de la ley: con la resolución vencida o agotada, Klopi te frena antes de enviar y te dice qué falta.
Conserva tus archivos los 10 años que pide la ley.

Preguntas frecuentes

¿Quién responde ante la DIAN por mis facturas?

Tú, como facturador electrónico: las facturas son de tu negocio, y tú respondes por lo que dicen. Klopi es el software con el que las haces y las envía a la DIAN, firmadas con tu autorización, pero no factura en tu nombre por su cuenta.

¿Necesito un certificado de firma digital?

No. Si no tienes uno propio, cada factura sale firmada con un certificado digital autorizado, gracias a la autorización de firma que aceptas en Klopi antes de enviar tu TestSetId. Puedes verla y descargarla en Configuración → Facturación electrónica. No tienes que comprar ni renovar un certificado.

¿Tengo que hacer algo en el portal de la DIAN?

Sí, dos cosas. Una vez, en Configurar modos de operación, eliges el software que te indica Klopi en la pantalla y copias el TestSetId para pegarlo en Klopi. Y pides tu resolución de numeración, como cualquier facturador. Lo explican Activa la facturación electrónica y Configura tu resolución de numeración.

¿Puedo emitir facturas mientras tanto?

Puedes crearlas y dejarlas como borrador. El borrador no va a la DIAN ni toma número; lo emites cuando tu cuenta esté Lista para emitir. Te avisaremos cuando llegue ese momento.

Norma relacionada

Artículo 616-1 del Estatuto Tributario: define la factura electrónica de venta y los sistemas de facturación.
Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): fija los requisitos de la factura electrónica y el anexo técnico con el que se genera.