Consulta la ficha de un contacto

La ficha de un contacto responde lo que normalmente vienes a preguntar: ¿me debe algo?, ¿le debo algo?, ¿cuándo fue la última vez que le vendí? Arriba están las cifras, en el centro sus documentos y a la derecha sus datos.

Antes de empezar

• Permiso para ver contactos. Por defecto lo tienen todos los roles, incluido el Lector.

Busca el contacto

La lista muestra Nombre, Documento, Correo, Celular y Rol (Cliente, Proveedor, Empleado).

Qué ves en la ficha

Arriba, el nombre del contacto con sus roles y, debajo, su documento y su ciudad. Si el contacto está inactivo, verás además la etiqueta Inactivo.

Las cifras. Si es cliente o le has vendido algo, ves:

• Te debe: lo que tiene pendiente en facturas a crédito ya aceptadas por la DIAN. Si es más de cero, dice Míralo en Por cobrar; si no, Está al día.
• Te ha comprado: el total de lo que le has facturado, con las notas crédito ya restadas, y la fecha de la última venta.

Si es proveedor o le has comprado algo, ves:

• Le debes: lo que te falta pagarle de sus gastos pendientes. Si es más de cero, dice Míralo en Por pagar.
• Le has comprado: el total de los gastos registrados con él y la fecha de la última compra.

Las cifras están en pesos, aunque alguna factura haya sido en otra moneda.

Las pestañas. Cada una muestra los seis movimientos más recientes:

• Facturas: sus facturas y notas, con número y estado. Una sin número es un Borrador. Haz clic en una para abrirla.
• Compras: sus gastos, con el estado de pago. Solo aparece si tienes el módulo Gastos.
• Pagos: los pagos que te ha hecho, con la fecha, el medio de pago y la factura que pagó.

A la derecha, la tarjeta Datos: documento, correo, celular, teléfono, dirección, ciudad, lista de precios y notas. Solo aparecen los que están llenos. Si le falta el documento, un aviso te dice Le falta un dato para poder facturarle.

Qué pasa después

Desde la ficha puedes:

• Editar sus datos, Desactivar o Reactivar el contacto, o Eliminar el contacto. Lo explicamos en Edita, desactiva o elimina un contacto.
• Abrir una factura de la pestaña Facturas para verla completa, enviarla de nuevo o corregirla con una nota crédito.

Preguntas frecuentes

¿Por qué «Te debe» no coincide con el total de sus facturas?

Porque Te debe solo cuenta lo pendiente de las facturas a crédito ya aceptadas por la DIAN, descontando los pagos y las notas crédito. Las ventas de contado, los borradores y las facturas todavía en camino a la DIAN no suman ahí.

¿Cómo veo todas las facturas de un cliente, no solo las últimas seis?

La ficha muestra las seis más recientes. Para verlas todas, entra a Ventas → Facturas y busca por el nombre o el documento del cliente.

¿Por qué no veo la pestaña «Compras»?

Porque tu plan no tiene el módulo Gastos. Las facturas y los pagos se ven igual.

¿Qué significa la etiqueta «Inactivo»?

Que el contacto está desactivado: alguien de tu equipo lo desactivó, o así venía del sistema del que te pasaste. Un contacto inactivo no aparece cuando buscas a quién facturarle o a quién pagarle, y Klopi no deja emitirle una factura. Para volver a usarlo, haz clic en Reactivar en su ficha.

¿Quién puede ver cuánto me debe un cliente?

Cualquiera de tu equipo con permiso para ver contactos, que por defecto son todos los roles. Si alguien no debería verlo, cambia su rol en la configuración de tu equipo.