Edita, desactiva o elimina un contacto

Un contacto se corrige cuando quieras: su correo, su dirección, su perfil tributario o si es cliente o proveedor. Lo único que Klopi protege es su documento, cuando ya hay facturas o registros contables con él, y el contacto entero, cuando ya tiene historia: ese no se elimina, se desactiva.

Antes de empezar

• Para editar, desactivar o reactivar: por defecto lo pueden hacer el Propietario, el Administrador, el Gerente, el Editor y el Contador.
• Para eliminar: por defecto, solo el Propietario, el Administrador y el Gerente.

Edita un contacto

Esto evita que la historia de una persona termine a nombre de otra: la factura que la DIAN aceptó ya tiene ese documento, y tus reportes a la DIAN de años anteriores también.

Sí puedes corregir el documento cuando:

• El contacto no tiene documento todavía y se lo estás agregando.
• Sus únicas facturas son borradores o facturas que la DIAN rechazó. Justamente, corregir el NIT es lo que suele hacer falta para volver a enviar una factura rechazada.

Tampoco se puede quitar el documento de un contacto que ya tiene facturas o movimientos, ni de un proveedor.

Desactiva un contacto que ya no usas

Un cliente que ya no te compra o un proveedor con el que dejaste de trabajar se desactiva. Así deja de estorbar en las búsquedas sin perder su historia.

El contacto queda con la etiqueta Inactivo en su ficha. Deja de aparecer al buscar clientes o proveedores en facturas, cotizaciones y gastos, y no se le puede facturar. Sus facturas, pagos y movimientos se conservan, y sigue en la lista de Contactos.

Para volver a usarlo, ábrelo y haz clic en Reactivar. El contacto «Consumidor final» no se puede desactivar.

Elimina un contacto

Si el contacto ya tiene facturas, pagos o negocios del CRM, Klopi no lo elimina: te dice Este contacto tiene facturas, pagos o negocios asociados. Desactívalo en lugar de eliminarlo. Su historia tiene que quedarse: las facturas emitidas no se borran, y tampoco el contacto al que pertenecen. Si ya no lo usas, desactívalo como se explica arriba.

Un contacto sin nada asociado sí se elimina, y no se puede deshacer.

Qué pasa después

• Las facturas ya emitidas no cambian. Cada factura guarda los datos del contacto tal como estaban el día que la emitiste. Lo que corrijas sale en las facturas y los gastos que hagas desde ahora.
• Los borradores toman los datos nuevos cuando los emites.
• Si cambias Es cliente o Es proveedor, cambia dónde aparece: en la búsqueda de clientes de las facturas o en la de proveedores de los gastos.

Preguntas frecuentes

Me equivoqué en el NIT de un cliente y ya le emití una factura. ¿Qué hago?

Si la DIAN aceptó la factura, el NIT ya no se cambia en ese contacto. Anula esa factura con una nota crédito, crea un contacto nuevo con el NIT correcto y emite la factura a su nombre. Si la DIAN la rechazó, sí puedes corregir el NIT del contacto y volver a emitirla.

¿Por qué no veo el botón «Eliminar»?

Porque tu rol no tiene permiso para eliminar contactos. Por defecto solo lo tienen el Propietario, el Administrador y el Gerente. Si lo que quieres es que deje de aparecer, Desactivar lo pueden usar también el Editor y el Contador.

¿Si edito un contacto, cambia en la contabilidad?

Su nombre, dirección o correo se actualizan en todo Klopi. Lo que ya se contabilizó sigue registrado con el mismo contacto; como el documento no cambia, tus reportes siguen cuadrando.

Me dice que el cliente está inactivo al facturarle

El mensaje es «El cliente … está inactivo. Reactívalo para poder facturarle.»: el contacto está desactivado. Ábrelo en Contactos (en su ficha dice Inactivo), haz clic en Reactivar y vuelve a emitir la factura.

¿Puedo cambiar un cliente a proveedor?

Sí, y no tienes que escoger: prende Es proveedor en Clasificación y deja Es cliente si también le vendes. Para marcarlo como proveedor necesita tipo y número de documento.