¿Cómo funcionan tus contactos en Klopi?

En Klopi, las personas y empresas con las que haces negocios viven en un solo lugar: En Klopi: Contactos. Tu contador los llama «terceros». Un mismo contacto puede ser tu cliente, tu proveedor y tu empleado a la vez, sin crearlo dos veces.

Eso importa más de lo que parece. Si le vendes y también le compras a la misma empresa, en Klopi es una sola ficha: ves en un mismo lugar lo que te debe y lo que le debes, y tu contabilidad y tus reportes para la DIAN lo cuentan como una sola persona.

Antes de empezar

No necesitas ningún módulo. Contactos viene en los dos planes, Facturación y Klopi, sin tope de contactos.
Permisos. Por defecto, todos los roles ven los contactos. Crearlos, editarlos, desactivarlos y reactivarlos lo pueden hacer el Propietario, el Administrador, el Gerente, el Editor y el Contador. Eliminarlos e importarlos desde Excel, solo el Propietario, el Administrador y el Gerente.

Cliente, proveedor o empleado: tres interruptores

Cada contacto tiene, en su formulario, la sección Clasificación con tres interruptores: Es cliente, Es proveedor y Es empleado. Puedes prender uno, dos o los tres.

Es cliente hace que aparezca cuando buscas a quién facturarle o cotizarle.
Es proveedor hace que aparezca cuando registras un gasto, una compra o una orden de compra.
Es empleado lo marca Klopi solo cuando creas a esa persona en Nómina. Prenderlo aquí no la agrega a la nómina.

No te preocupes si se te olvida marcar uno. Si buscas a alguien en una factura y todavía no es cliente, aparece abajo, en Todavía no son clientes. Al elegirlo, Klopi lo marca como cliente y te avisa con Ahora también es cliente. Con los proveedores pasa lo mismo.

Un contacto sin documento todavía no es facturable

Puedes guardar un contacto solo con su nombre, por ejemplo alguien que te pidió una cotización. Para facturarle electrónicamente necesitas su tipo y número de documento y su correo: la DIAN no recibe una factura sin ellos. Mientras le falte el documento, su ficha lo dice: Le falta un dato para poder facturarle.

Un proveedor sí necesita el documento desde el principio. Sin él, lo que le pagas no se puede reportar a la DIAN, y Klopi no lo deja guardar como proveedor.

Qué pasa después

En tus facturas: los datos del contacto (nombre, documento, dirección, perfil tributario) salen en la factura electrónica. Klopi guarda una copia de cómo estaban el día que la emitiste. Si después corriges el contacto, las facturas ya emitidas no cambian; las siguientes salen con los datos nuevos.
En tus compras: lo que dice su RUT (si es autorretenedor, si está en el régimen simple, si declara renta) decide qué retención te sugiere Klopi cuando registras un gasto con ese proveedor.
En tu contabilidad: cada venta, gasto y pago queda registrado con el contacto. Es lo que tu contador necesita para los certificados de retención y la información exógena.
En la ficha del contacto: ves cuánto te debe, cuánto le debes y sus últimas facturas, compras y pagos. Está explicado en Consulta la ficha de un contacto.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que crear dos veces a una empresa que es mi cliente y mi proveedor?

No. Créala una vez y prende Es cliente y Es proveedor en su ficha. Si ya la tienes como cliente y la eliges en un gasto, Klopi la marca también como proveedor.

¿Puedo tener dos contactos con el mismo documento?

No. Si intentas guardar un documento que ya existe, Klopi te responde Ya existe un tercero con ese documento. Tampoco deja tener el mismo número como cédula en un contacto y como NIT en otro: el NIT de una persona es su cédula, así que Klopi te dice cuál contacto ya tiene ese número para que uses ese. Así evita que tengas a la misma persona dos veces.

¿Qué hago con un contacto que ya no uso?

Desactívalo desde su ficha con Desactivar. Deja de aparecer al facturar, cotizar y registrar gastos, pero conserva su historia, y lo reactivas cuando quieras. Está explicado en Edita, desactiva o elimina un contacto.

¿Qué es un «tercero»?

Es el nombre contable de cualquier persona o empresa con la que tu negocio tiene movimientos: clientes, proveedores, empleados, bancos o socios. En Klopi los ves en Contactos.

¿Mis contactos se pueden descargar?

Sí. En Contactos, abre Importar / Exportar (o Exportar, según tu rol) y elige Exportar a Excel. Los datos son tuyos y los puedes descargar cuando quieras.

Norma relacionada

Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): cuando un cliente te pide factura a su nombre, solo le puedes exigir su nombre o razón social, su tipo y número de identificación y su correo.
Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales): los datos de tus contactos son datos personales y se tratan según esta ley.