Crea un cliente o proveedor

Hay dos formas de crear un contacto. Desde Contactos llenas su ficha completa: datos fiscales, dirección y perfil tributario. Desde una factura o un gasto lo creas sin salir del documento, solo con lo necesario, y completas el resto después.

Si vas a crear muchos contactos a la vez, es más rápido importarlos desde Excel.

Antes de empezar

Permiso para crear contactos. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador, el Gerente, el Editor y el Contador.
Los datos del RUT del contacto, si los tienes: tipo y número de documento, y sus responsabilidades. Para facturarle también necesitas su correo.

Crea un contacto desde Contactos

Entra a En Klopi: Contactos y haz clic en Nuevo contacto. También puedes usar el botón Nuevo de la parte de arriba y elegir Cliente o proveedor.
En Identidad, elige el Tipo: Persona natural o Empresa. Con Empresa, el tipo de documento cambia solo a NIT.
Escribe Nombres y Apellidos, o la Razón social y, si tiene, el Nombre comercial.
Elige el Tipo de documento y escribe el Número de documento. Si es un NIT, escríbelo sin el dígito de verificación: Klopi lo calcula.
En Contacto y ubicación, llena Correo, Celular (WhatsApp), País, Ciudad / Municipio y Dirección.
En Perfil tributario, copia lo que dice su RUT. Si no lo tienes, déjalo como está y corrígelo cuando te lo pasen.
En Clasificación, prende Es cliente, Es proveedor o los dos.
Haz clic en Crear contacto.

Mientras escribes, el recuadro Así sale en la factura te muestra el nombre, el documento, la dirección y el correo tal como los verá la DIAN. Si dice Sin documento: la DIAN lo exige para facturar., todavía no le podrás facturar.

Escribe el nombre y el documento tal como aparecen en su RUT. Qué va en cada campo fiscal está en Llena los datos fiscales de un contacto.

Si en Clasificación ves ¿Con qué precios le vendes?, es porque tu negocio tiene listas de precios. Elige la de este cliente o deja Los del catálogo. En Notas internas puedes escribir lo que quieras recordar; solo lo ve tu equipo.

Crea un cliente desde una factura

En la factura, abre el campo Cliente y haz clic en Crear cliente nuevo, al final de la lista.
En la ventana Nuevo cliente, elige el Tipo: Persona o Empresa.
Escribe Nombres y Apellidos, o la Razón social.
Elige el Documento y escribe el Número.
Escribe el Correo: es obligatorio, porque ahí le llega la factura. El Celular (WhatsApp) es opcional.
Haz clic en Crear cliente. Queda elegido en la factura.

Esta ventana ofrece los mismos tipos de documento que Contactos, incluidos el permiso por protección temporal (PPT), el permiso especial de permanencia, el registro civil y el documento extranjero.

Desde un gasto o una orden de compra funciona igual: abre el campo del proveedor y haz clic en Crear proveedor nuevo. La ventana se llama Nuevo proveedor, el botón es Crear proveedor y el correo es opcional; solo hace falta si le vas a emitir documento soporte.

Qué pasa después

Se abre la ficha del contacto, con el mensaje Contacto creado, cuando lo creas desde Contactos. Desde una factura o un gasto, quedas en el documento con el contacto ya elegido.
Queda disponible en todo Klopi: en facturas, cotizaciones y remisiones si es cliente; en gastos y órdenes de compra si es proveedor.
Lo que no llenaste lo completas después desde su ficha, con Editar. Si le falta el documento, la ficha te lo recuerda.

Preguntas frecuentes

¿Por qué Klopi me dice «Puede que este contacto ya exista»?

Porque encontró otro contacto con el mismo documento, correo o celular, o con un nombre parecido. Es solo un aviso: revisa la lista antes de seguir. Si es la misma persona, usa la que ya tienes. Lo explicamos en Evita contactos duplicados.

¿Puedo crear un contacto sin su documento?

Sí, como cliente o como contacto suelto. No le podrás facturar hasta que lo completes. Un proveedor sí necesita tipo y número de documento para guardarse.

¿Tengo que escribir el NIT con puntos y dígito de verificación?

No hace falta. Puedes escribirlo como quieras (900123456, 900.123.456 o 900.123.456-8): Klopi quita los puntos y calcula el dígito. Si escribes el dígito y no corresponde, te avisa, porque casi siempre es un error en el número.

¿Qué hago si mi cliente es extranjero?

En País, elige su país. La ciudad se escribe a mano en Ciudad y aparece el campo Estado o provincia. Como documento, usa Pasaporte o Documento extranjero.

¿Por qué no puedo crear contactos?

Puede que tu rol no tenga permiso para crear contactos. Pídeselo al dueño de la cuenta. También puede que tu cuenta esté en solo lectura porque la prueba terminó o tu plan no se renovó: revísalo en Configuración → Mi plan → Suscripción.