¿Por qué no me deja registrar un pago?

Klopi revisa cada pago antes de guardarlo, para que nunca quede plata registrada dos veces ni una factura pagada de más. Cuando algo no cuadra, te dice por qué. Aquí están los mensajes más comunes, en el orden en que suelen aparecer, y qué hacer con cada uno.

Antes de empezar

• Ten a la mano la factura y el valor que te pagaron.
• Si no ves ningún botón para registrar pagos, revisa primero tu rol: por defecto registran pagos el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor. El rol Contador y el Lector ven la cartera pero no registran pagos.

Cuando no aparece el botón

Lo que pasa	Por qué	Qué hacer
La factura no tiene la tarjeta Pagos	Es un borrador, la DIAN no la ha validado o la rechazó, o es una nota crédito	Emítela y espera a que la DIAN la valide. Una nota crédito no recibe pagos.
La tarjeta Pagos no tiene Registrar pago	La factura ya no debe nada: es de contado o ya está pagada. O tu rol no tiene permiso para registrar pagos	Si crees que está pagada por error, anula el pago que la saldó. Si es el permiso, pídeselo a quien administra la cuenta.
No ves Link de cobro, Cancelar o Anular	Tu rol no tiene ese permiso: Klopi oculta los botones de lo que no puedes hacer	Pídele el permiso a quien administra la cuenta.
No ves Por cobrar en el menú	Tu plan no tiene el módulo Cobros o tu rol no lo permite	Revisa Qué incluye tu plan en Configuración → Mi plan → Suscripción o pídele acceso a quien administra la cuenta.
No aparece Un pago para varias facturas o Recibir un anticipo	Tu rol no tiene permiso para registrar pagos (por defecto, el Contador y el Lector)	Pídele el permiso a quien administra la cuenta.

Cuando aparece un mensaje al registrar el pago

«El valor supera el saldo pendiente», «Es más de lo que te debe…» o «Lo que te llegó más las retenciones supera lo que te debe…». Escribiste más de lo que debe la factura. Revisa si ya había un abono o una nota crédito, si en ¿Cuánto te llegó? pusiste el total en vez de lo que te llegó, y si los valores retenidos están bien. Si el cliente pagó varias facturas juntas, usa Un pago para varias facturas.

«Dinos si la diferencia fue una retención o un abono.» Te llegó menos de lo que debe la factura y Klopi necesita saber por qué: haz clic en Me hicieron retención o en Es un abono.

«El documento ya está saldado.» Otra persona registró el pago antes, o el cliente pagó por el link mientras lo registrabas. Abre la factura y revisa la tarjeta Pagos.

«Solo se abonan documentos validados por la DIAN.» La factura todavía está Enviando a la DIAN o Esperando a la DIAN. Espera a que la DIAN la valide y vuelve a intentarlo.

«Elige a dónde entró la plata». Falta elegir la cuenta. Si la lista está vacía, crea primero tu banco, tu caja o tu Nequi en Bancos y caja, como se explica en Cómo funcionan tus cuentas de dinero.

«La fecha no puede ser futura». El pago se registra con la fecha en que te pagaron, que no puede ser posterior a hoy.

«El periodo … está cerrado.» o «Los libros están cerrados hasta el…». Tu contador cerró ese mes en la contabilidad, y Klopi no deja registrar nada con fecha anterior. Usa una fecha de un mes abierto o pídele a tu contador que reabra el periodo.

«Cada concepto de retención va una sola vez». Elegiste el mismo concepto en dos líneas de retención. Súmalas en una sola.

«Elige el concepto de cada retención». Una línea de retención tiene valor pero no dice qué te retuvieron. Elígelo en ¿Qué te retuvo? según el soporte del cliente.

Cuando no te deja anular

«Este pago hace parte del recibo de caja …, que abonó varias facturas. Anula el recibo completo.» El pago se registró con Un pago para varias facturas. Anúlalo desde Recibos de caja: se anulan todos los pagos de ese recibo.

«Este anticipo ya se usó en facturas. Anula primero esas aplicaciones.» Lo que sobró de ese pago ya lo usaste en otra factura. Anula primero ese uso, en la tarjeta Pagos de la factura donde lo aplicaste, y después el recibo.

Por defecto, anular pagos y recibos de caja lo pueden hacer el Propietario, el Administrador y el Gerente. Con otro rol, Klopi no te deja anular.

Cuando el link de pago no funciona

«Conecta una pasarela de pagos en Configuración → Más ajustes → Cobros en línea antes de crear links de pago.» No tienes una pasarela lista. Conéctala siguiendo Conecta tu pasarela de pago.

«… no aceptó el cobro. Revisa las llaves en Cobros en línea.» La pasarela rechazó crear el cobro, casi siempre porque las llaves están mal copiadas o son de otro ambiente (pruebas o producción). Revísalas en Cobros en línea.

«El link de cobro solo funciona en pesos.» La factura está en otra moneda. Cóbrala por transferencia y registra el pago a mano.

Tu cliente ve «Este link ya no está activo. Pídele al negocio uno nuevo.» El link se canceló: lo cancelaste tú, cambió el saldo o la factura se pagó por otro medio. Si todavía debe, crea uno nuevo con Link de cobro y envíaselo.

Tu cliente ve «El negocio ya no recibe pagos en línea con este link. Escríbele para pagar.» La pasarela con que se creó el link ya no está conectada o le faltan llaves. Revísala en Cobros en línea y crea un link nuevo.

Qué pasa después

Cuando corriges la causa y registras el pago, todo sigue su curso normal: la factura baja su saldo o queda Pagada, se crea el recibo de caja y queda el registro contable. Nada de lo que falló quedó guardado a medias: si Klopi mostró un error, el pago no se registró.

Preguntas frecuentes

Hice doble clic en «Registrar pago», ¿quedó dos veces?

No. Klopi reconoce el segundo clic como el mismo pago y lo guarda una sola vez.

¿Por qué la factura sigue debiendo si el cliente ya pagó por el link?

La pasarela todavía no le ha avisado a Klopi, lo que puede tardar unos minutos, sobre todo con PSE. Si el pago aparece como Pendiente en la tarjeta Pagos, espera la confirmación del banco. Si la pasarela aprobó un valor distinto al del link, Klopi no lo registra y al Propietario le llega una notificación con el valor y la transacción: si la plata llegó, registra el pago a mano o devuélvela. Si no aparece nada después de un buen rato, revisa en el panel de tu pasarela que el pago esté aprobado y escríbenos a soporte.

¿Por qué el Contador no puede registrar pagos?

Por defecto, el rol Contador ve la cartera, los recibos y la contabilidad, pero no registra los pagos de tus clientes. Si quieres que lo haga, dale otro rol o ajusta sus permisos.