Liquida el contrato de un empleado

Cuando un empleado se va —renuncia, lo despides, se termina su contrato—, hay que pagarle lo que se le debe hasta ese día: cesantías, intereses, la prima del semestre, las vacaciones que no disfrutó y, si lo despediste sin justa causa, una indemnización. En Klopi lo dices una vez en su ficha y la liquidación sale en la nómina del mes en que se retira.

Antes de empezar

• Por defecto, liquidan contratos el Propietario, el Administrador y el Contador.
• Ten claros el último día de trabajo y el motivo.
• Si es a término fijo y lo despides sin justa causa, ten la fecha en que terminaba el contrato.

Registra el retiro

El empleado queda Se retira y verás Listo. La liquidación sale en la nómina de ese mes. Si te equivocaste, haz clic en Deshacer retiro.

Qué calcula Klopi

Concepto	Cómo
Cesantías	Base × días trabajados en el año / 360
Intereses de cesantías	Cesantías × 12 % × días / 360
Prima	Base × días del semestre / 360
Vacaciones no disfrutadas	Salario / 30 × días pendientes (15 por año menos los que tomó)
Indemnización (solo sin justa causa)	Término indefinido: 30 días por el primer año y 20 por cada año más (20 y 15 si gana 10 salarios mínimos o más). Término fijo: lo que faltaba del contrato. Obra o labor: Klopi calcula el mínimo de 15 días; si faltaba más de la obra, escribe la cifra en el desprendible

La base de cesantías y prima es el último salario (o el promedio del periodo, si cambió en los últimos tres meses) más el auxilio de transporte (o el de conectividad, si teletrabaja o trabaja en casa) y el promedio de lo variable. Los días de permiso sin pago se descuentan.

Ejemplo: salario $2.000.000, ingresó el 1 de enero de 2025 y se va el 15 de septiembre de 2026 despedido sin justa causa → base $2.249.095; cesantías $1.593.109, intereses $135.414, prima $468.561, 25,6 días de vacaciones y una indemnización de 44,17 días.

Qué pasa después

• En la nómina de ese mes, el empleado sale con los días hasta el retiro y las líneas de la liquidación. Revísala antes de aprobar.
• Si ya habías liquidado meses posteriores y están en borrador, Klopi lo saca de ellos para no pagarle un mes que no trabajó.
• Si tu contador tiene otra cifra de indemnización, escríbela en el desprendible de ese mes, en Indemnización (si tu contador tiene otra cifra).
• Al aprobar, cada prestación se paga de lo que estaba provisionado para ese empleado y lo que falte va al gasto. El empleado queda Retirado desde el mes siguiente.
• Retención: la prima y las vacaciones de la liquidación entran en la base de retención del mes, y la indemnización de quien gana más de 10 salarios mínimos retiene el 20 %.
• Si reabres esa nómina, el empleado vuelve a quedar activo hasta que la apruebes otra vez.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el empleado se va a mitad de mes?

Klopi lo liquida con los días hasta su último día de trabajo, en la nómina de ese mes. La nómina del mes se sigue aprobando y pagando al cierre, como siempre.

¿Por qué no me deja liquidar el contrato?

Porque ya aprobaste la nómina de ese mes, o de uno posterior, con este empleado. Reábrela, liquida el contrato y vuelve a aprobarla.

¿La renuncia también paga indemnización?

No. La indemnización solo aplica cuando el empleador termina el contrato sin justa causa.

¿Cómo le pago la liquidación?

Aprueba la nómina del mes y registra el pago. El valor de la liquidación va incluido en lo que recibe ese mes.

Norma relacionada

• Código Sustantivo del Trabajo, artículo 64: la indemnización por terminación del contrato sin justa causa.
• Código Sustantivo del Trabajo, artículos 249 y 253: las cesantías y su base.
• Código Sustantivo del Trabajo, artículo 306: la prima de servicios.
• Artículo 401-3 del Estatuto Tributario: la retención del 20 % sobre indemnizaciones de quien devenga más de 10 salarios mínimos.