Evita contactos duplicados

Tener al mismo cliente dos veces parece inofensivo hasta que miras cuánto te debe: la mitad de sus facturas está en un contacto y la otra mitad en el otro, y tus reportes para la DIAN lo cuentan como dos personas. Klopi trata de evitarlo en el momento en que lo creas, que es cuando es fácil.

Antes de empezar

• Permiso para crear contactos. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador, el Gerente, el Editor y el Contador.

Cómo te avisa Klopi mientras creas un contacto

Cuando creas un contacto en En Klopi: Contactos, luego Nuevo contacto, Klopi busca entre tus contactos activos cada vez que terminas de escribir los Apellidos o la Razón social, el Número de documento, el Correo o el Celular (WhatsApp).

Si encuentra uno parecido, verás el aviso Puede que este contacto ya exista: con hasta tres contactos y la razón de cada uno:

• Mismo número de documento
• Mismo correo electrónico
• Mismo celular
• Nombre parecido: el nombre se compara por parecido, así que «Acme S.A.S.» encuentra a «ACME SAS».

El documento se compara sin puntos ni dígito de verificación: 900.123.456-8 encuentra al contacto guardado como 900123456.

El aviso no te impide guardar: una empresa puede tener dos contactos con el mismo celular o el mismo correo, y dos personas pueden llamarse igual. Lo que Klopi sí impide es el documento repetido.

El documento repetido no se guarda

Si guardas un contacto con un tipo y número de documento que ya existen, Klopi no lo crea y te responde Ya existe un tercero con ese documento. Pasa igual desde Contactos, desde una factura o un gasto con Crear cliente nuevo o Crear proveedor nuevo, y al editar un contacto.

Tampoco deja guardar como NIT un número que ya tienes como cédula de ciudadanía, o al revés: el NIT de una persona natural es su cédula, así que serían dos contactos para la misma persona. Klopi te dice cuál contacto ya tiene ese número; usa ese y, si hace falta, cámbiale el tipo de documento.

Busca antes de crear desde una factura o un gasto

Cuando buscas un cliente en una factura, Klopi te muestra primero tus clientes. Si escribes el nombre de alguien que tienes como proveedor pero no como cliente, aparece abajo, en Todavía no son clientes, con la nota Al elegirlo queda también como cliente. Elígelo ahí en vez de crearlo otra vez: Klopi lo marca como cliente y queda un solo contacto. En un gasto pasa lo mismo con Todavía no son proveedores.

Qué pasa después

• Un contacto por persona o empresa significa una sola cifra de Te debe y Le debes en su ficha, un solo certificado de retención y una sola línea en la información exógena.
• Al importar desde Excel, una fila con un documento que ya existe actualiza ese contacto en vez de crear otro. Está en Importa tus contactos.

Preguntas frecuentes

Ya tengo al mismo cliente dos veces. ¿Puedo unirlos?

Klopi no tiene una opción para unir dos contactos en uno. Si uno de los dos no tiene facturas, pagos ni otros movimientos, elimínalo desde su ficha con Eliminar y sigue usando el otro. Si los dos ya tienen historia, desactiva el que no vas a usar con Desactivar en su ficha: deja de aparecer al facturar y registrar gastos, y su historia se conserva. Escribe en sus Notas internas cuál es el que se usa. Si esos contactos tienen movimientos contables, avísale a tu contador.

¿Por qué no me avisó que el contacto ya existía si tenía el mismo nombre?

El aviso busca por nombre al salir de Apellidos o de Razón social, pero solo entre tus contactos activos: un contacto desactivado no aparece. Si el nombre está escrito muy distinto (una sigla, por ejemplo), tampoco lo encuentra. Antes de crear un contacto, búscalo en Contactos.

¿Por qué no me sale el aviso cuando edito un contacto?

El aviso solo aparece al crear un contacto nuevo. Al editar, lo que sí revisa Klopi es que el documento no esté repetido.

¿Puedo tener la misma cédula como cliente y como empleado?

Sí, y debe ser el mismo contacto. Cuando creas un empleado en Nómina con una cédula que ya tienes en Contactos, Klopi usa ese contacto y lo marca como empleado.