Crea una orden de compra y recibe el pedido

Una orden de compra es la nota de lo que le pediste a un proveedor: qué, cuánto y a qué costo. Mientras no llegue, no toca tus cuentas: no es un gasto, no aparece en lo que debes y no cuenta para el IVA. Sirve para no olvidar lo que pediste y para no volver a escribirlo cuando llegue.

Cuando llega el pedido, lo recibes desde la orden y Klopi registra la compra: lo que llevas en inventario entra a tu inventario y lo demás (el flete, una instalación) queda como gasto.

Antes de empezar

El módulo Gastos y compras, que viene en el plan Klopi. Para que la mercancía entre a tu inventario, también el adicional Inventario y tus productos con control de existencias.
Permiso. Por defecto crean, editan y anulan órdenes el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador. Recibir el pedido lo puede hacer también el Editor.

Crea la orden

Haz clic en el botón Nuevo, luego en Más… y elige Orden de compra. Si ya tienes órdenes, también puedes entrar a En Klopi: Compras y gastos, luego Órdenes de compra y hacer clic en Nueva orden: esa pantalla aparece en el menú desde tu primera orden.
En ¿A quién le pides?, busca el proveedor.
En ¿Qué tipo de compra es?, elige la categoría de gasto para lo que no va al inventario, como el flete.
En ¿Para cuándo la esperas?, deja la fecha que propone Klopi (una semana) o cámbiala.
Si tienes varias bodegas, elige en ¿A cuál bodega llega? a dónde va a entrar la mercancía. Si no eliges, entra a la bodega principal.
En ¿Qué le pides?, busca el producto o escribe qué pides. Llena la Cantidad y el costo. Klopi propone el último costo al que lo compraste. Para pedir algo más, haz clic en Agregar línea.
Si quieres, escribe Notas para el proveedor, como la dirección o el horario de entrega.
Revisa el Total del pedido y haz clic en Guardar orden.

Si el producto se compra por caja (lo configuras en el producto con su unidad de compra), la línea viene en cajas y el costo es el de la caja. Lo explicamos en compra por caja o por unidad.

La orden queda como Borrador. El total va sin IVA: el IVA lo escribes cuando llegue la mercancía y sepas qué te facturaron.

Klopi no le envía la orden al proveedor: mándasela tú por correo o por WhatsApp. Cuando lo hagas, abre la orden y haz clic en Ya la envié para que quede como Enviada.

Recibe el pedido

Abre la orden y haz clic en Llegó el pedido.
En ¿Qué llegó?, cada línea viene marcada con lo que falta por recibir. Si llegó menos, cambia la cantidad; si no llegó una línea, desmárcala.
Si un producto maneja lotes, escribe la cantidad, el Lote y la fecha en que Vence. Si llegó en dos lotes, haz clic en Llegó en otro lote. Lo explicamos en anota lotes y vencimientos al recibir.
Si tienes varias bodegas, revisa ¿A cuál bodega entra?: viene la de la orden y la puedes cambiar para esta entrega.
Escribe el IVA de la factura y el N° de la factura del proveedor.
En ¿De dónde salió la plata?, elige la cuenta con la que pagaste, o Quedé debiendo.
Revisa la Fecha.
Si quedaste debiendo, escribe en ¿Cuándo lo tienes que pagar? la fecha de vencimiento de la factura. Si la dejas vacía, Klopi pone 30 días desde la fecha de la entrada.
Haz clic en Registrar entrada.

Qué pasa después

En la orden: queda Recibida si llegó todo, o Recibida en parte si falta algo. La columna Llegó muestra lo recibido de cada línea y Falta por llegar, el valor pendiente. Puedes volver a hacer clic en Llegó el pedido cuando llegue el resto.
Con tu inventario: los productos con control de existencias entran a tu inventario, en la bodega de la orden, al costo de la orden. Lo pedido por caja entra en unidades: dos cajas de 24 son 48 unidades.
Con tus gastos: la compra aparece en Gastos. Si el pedido trae mercancía y otras cosas, quedan dos registros: uno por la mercancía y otro por el resto, en la categoría de la orden. El IVA va con la mercancía.
Con tu plata: si pagaste, el dinero sale de la cuenta que elegiste. Si quedaste debiendo, la compra aparece en En Klopi: Compras y gastos, luego Por pagar con su fecha de vencimiento.

Edita, anula o cierra una orden

Editar aparece mientras la orden está en Borrador y no ha recibido nada.
Anular aparece mientras no haya llegado nada. Escribe ¿Por qué? y haz clic en Anular orden. La orden queda en el historial como Anulada, con el motivo.
Cerrar lo pendiente aparece cuando la orden está Recibida en parte y el resto ya no va a llegar. Escribe ¿Por qué? y haz clic en Cerrar orden. Lo que llegó sigue registrado como compra; la orden deja de esperar el resto y queda Cerrada, con el motivo. Cerrarla no genera ningún movimiento en tus cuentas.

Por defecto editan, anulan y cierran órdenes el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador.

Una orden que ya recibió algo no se edita ni se anula: lo que llegó es una compra real. Si una recepción quedó mal, anula su gasto en Gastos y lo que ese gasto recibió vuelve a quedar pendiente en la orden. Si la orden ya estaba Cerrada, sigue cerrada.

Preguntas frecuentes

¿La orden de compra cuenta como gasto?

No. Solo cuenta cuando recibes el pedido con Llegó el pedido.

El proveedor me mandó solo una parte, ¿qué hago?

Recibe solo lo que llegó, cambiando las cantidades. La orden queda Recibida en parte y la recibes otra vez cuando llegue el resto.

El proveedor no me va a mandar lo que falta

Abre la orden y haz clic en Cerrar lo pendiente. Lo que llegó ya está registrado; la orden queda Cerrada y deja de mostrar lo que faltaba. El saldo pendiente nunca afectó tus cuentas.

¿Puedo cambiar la bodega de una orden?

Sí, mientras la editas (en Borrador). Y al recibir cada entrega puedes elegir otra bodega solo para esa entrega.

¿Puedo crear órdenes con lo que se me está acabando?

Sí. En Inventario, Por reponer muestra lo que está bajo su mínimo y crea una orden en borrador por cada proveedor, con el último costo que le pagaste. Revísalas y envíalas como cualquier otra.

¿Puedo pedir un servicio o un flete en la orden?

Sí. Escribe qué es en la línea, sin elegir producto. Al recibirlo, va como gasto en la categoría de la orden.