Agrega un empleado

Con el documento, el salario y la fecha de ingreso, Klopi ya puede liquidar a un empleado. Lo demás —entidades, cuenta bancaria, jornada especial— se completa cuando lo tengas. Cada empleado es también un contacto: si la persona ya estaba en tus contactos, Klopi usa esa misma ficha.

Antes de empezar

Necesitas el adicional Nómina electrónica, que se agrega sobre el plan Klopi y trae hasta 5 empleados activos. Llega pronto: hoy aparece como Próximamente. Si ya los tienes, suma un empleado adicional ($2.900 al mes) en Configuración → Mi plan → Adicionales, en Más empleados en tu nómina; en la prueba gratis se suman cuando eliges tu plan. Por defecto crean y editan empleados el Propietario, el Administrador y el Contador.
Ten a la mano: documento de identidad, fecha de ingreso, salario, tipo de contrato y, si los sabes, su EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías y caja de compensación.

Crea el empleado

Entra a En Klopi: Nómina, luego Empleados y haz clic en Agregar empleado. También puedes usar el botón Nuevo: en Más…, elige Empleado.
En ¿Ya está en tus contactos?, búscalo. Si está, sus datos se llenan solos. Si no, llena Tipo de documento, Número, Nombres y Apellidos, y si quieres Correo (opcional) y Celular (opcional).
En El contrato, llena Cargo, Salario mensual y Fecha de ingreso.
Elige Tipo de contrato: Término indefinido, Término fijo u Obra o labor. Si es a término fijo, llena ¿Hasta cuándo va el contrato?.
Elige Tipo de trabajador (Empleado o Servicio doméstico) y Jornada (Tiempo completo, Medio tiempo o por horas o Por días).
Elige la Clase de riesgo (ARL), de Riesgo I (oficina, ventas) a Riesgo V (alturas, minería, construcción).
En Auxilio de transporte o de conectividad, elige cómo llega a trabajar (abajo, en las preguntas frecuentes, está cada opción). Revisa Tiene personas a cargo. Si el empleado te certifica lo que paga, llena Intereses de vivienda al mes y Medicina prepagada al mes: bajan su retención en la fuente.
En ¿Cómo se le paga?, elige el Medio de pago (Transferencia o Efectivo) y, si es transferencia, Banco, Tipo de cuenta y Número de cuenta.
Abre Más datos (fondos, salario integral, lugar de trabajo) y elige su EPS, Fondo de pensiones, Fondo de cesantías y Caja de compensación.
Haz clic en Guardar.

Las otras opciones de «Más datos»

Municipio donde trabaja y Dirección de trabajo: si los dejas vacíos, se usan los de tu negocio.
Salario integral: desde 13 salarios mínimos (en 2026, $22.761.765). Ya incluye cesantías y prima, y cotiza sobre el 70 %.
Ya está pensionado: un pensionado que sigue trabajando no cotiza a pensión.
Actividad de alto riesgo para pensión: el empleador paga 10 puntos más de pensión (Decreto 2090 de 2003).
Días de vacaciones que ya tomó antes de Klopi: días hábiles, para que su saldo de vacaciones cuadre.

Cambia el salario u otra condición del contrato

En Nómina → Empleados, abre al empleado y haz clic en Editar.
Cambia el Salario mensual (o la jornada, la clase de riesgo, el auxilio, el salario integral, la pensión, las personas a cargo, los intereses de vivienda o la medicina prepagada).
Llena ¿Desde cuándo rige el cambio? con la fecha del aumento.
Haz clic en Guardar.

Klopi guarda el historial del contrato: cada mes se liquida con lo que regía su último día. Un aumento desde el 1 de julio no cambia la nómina de junio, aunque la reabras después.

Qué pasa después

Sale solo en la próxima nómina que liquides, con los días desde su fecha de ingreso. Si ya liquidaste el mes y está en borrador, agrégalo con Agregar empleado dentro de esa nómina. Ver Liquida y aprueba la nómina del mes.
Queda en Contactos como tercero, para la contabilidad y la información exógena.
En su ficha ves su antigüedad, sus Vacaciones pendientes, Lo que tiene acumulado en prestaciones y Sus nóminas.
Si le falta algo para la nómina electrónica, su ficha te lo dice en rojo.

Preguntas frecuentes

¿Quién recibe auxilio de transporte?

Quien gana hasta dos salarios mínimos (en 2026, hasta $3.501.810) y no tiene salario integral. Se paga por los días trabajados; en los días de incapacidad o vacaciones no se paga. No es un interruptor: en Auxilio de transporte o de conectividad eliges cómo llega a trabajar y Klopi aplica lo que dice la ley:

Auxilio de transporte: lo normal.
Teletrabajo: auxilio de conectividad: si teletrabaja y gana menos de dos salarios mínimos, recibe el mismo valor ($249.095 en 2026) como auxilio de conectividad, en vez del de transporte.
Trabajo en casa: auxilio de conectividad: si trabaja desde la casa por una situación temporal y gana hasta dos salarios mínimos, igual.
Trabajo remoto: sin auxilio de transporte: su contrato es 100 % remoto. Tú le pagas el internet y la energía; si pactaron una suma al mes por eso, agrégala en cada nómina como Bonificación no salarial.
La empresa pone el transporte: lo llevas y lo traes gratis.
No hay transporte público donde trabaja.

Que viva cerca no es una razón para no pagarlo.

¿El auxilio de conectividad cuenta para la prima y las cesantías?

Sí. Igual que el de transporte, no es salario (no paga salud, pensión ni caja), pero sí cuenta para las cesantías, sus intereses y la prima. No cuenta para las vacaciones. En la colilla sale en su propia línea, Auxilio de conectividad.

¿Qué significa «Tiene personas a cargo»?

Que el empleado tiene dependientes (hijos, cónyuge o padres que dependen de él). Baja su retención en la fuente, si le toca.

Mi empleado es extranjero. ¿Qué documento elijo?

Si tiene cédula de extranjería, Cédula de extranjería. Si tiene otro documento de su país, Documento de identificación extranjero. También están Pasaporte y Permiso especial de permanencia. El Permiso por protección temporal (PPT) se puede elegir, pero no sirve para la nómina electrónica: la DIAN no lo acepta en ese documento, así que Klopi no puede enviar su nómina.

¿Puedo borrar un empleado?

Un empleado que ya salió en una nómina no se borra: su historia es parte de tus libros. Cuando se va, se liquida su contrato. Ver Liquida el contrato de un empleado.

Norma relacionada

Código Sustantivo del Trabajo, artículos 132 y 145: el salario integral y el salario mínimo.
Decretos 1469 y 1470 de 2025: el salario mínimo ($1.750.905) y el auxilio de transporte ($249.095) de 2026, que se paga donde hay servicio público de transporte.
Ley 15 de 1959, artículos 2 y 4: el auxilio de transporte; la empresa puede cumplir dando ella el transporte gratis.
Ley 1221 de 2008, artículo 6A (añadido por la Ley 2466 de 2025, artículo 53): el auxilio de conectividad del teletrabajador que gana menos de dos salarios mínimos, base de prestaciones.
Ley 2088 de 2021, artículo 10: el auxilio de conectividad del trabajo en casa. Ley 2121 de 2021, artículo 16: el trabajador remoto no recibe auxilio de transporte.