Importa tus empleados desde Excel

Si tienes varios empleados, o vienes de otro programa de nómina, cárgalos todos con una hoja de cálculo. Klopi te muestra qué va a pasar con cada fila antes de crear nada, y subir el mismo archivo dos veces no crea a nadie dos veces.

Antes de empezar

Necesitas el adicional Nómina electrónica (sobre el plan Klopi) y el permiso de crear empleados (Propietario, Administrador y Contador, por defecto).
Si quieres que las entidades queden bien desde el principio, crea antes en Contactos las EPS, los fondos de pensiones y cesantías y las cajas de compensación que usan tus empleados.

Llena la plantilla

Entra a En Klopi: Nómina, luego Empleados y haz clic en Importar empleados.
Descarga la Plantilla de Excel (trae una hoja con instrucciones) o la Plantilla CSV.
Llena una persona por fila. Son obligatorias Número de documento, Nombres, Apellidos, Fecha de ingreso y Salario mensual.
Guarda el archivo como Excel (.xlsx) o CSV.

Algunas columnas que conviene llenar:

Columna	Cómo se escribe
Tipo de documento	CC, CE, PA, TI, PEP, PPT o DE. Vacío es CC
Fecha de ingreso y Fin del contrato	DD/MM/AAAA, por ejemplo 15/01/2025
Tipo de contrato	Indefinido, fijo u obra o labor
Jornada	Completa, por horas o por días, con Horas a la semana o Días al mes
Clase de riesgo ARL	1 a 5 (o I a V). Vacío es 1
EPS, Fondo de pensiones, Fondo de cesantías, Caja de compensación	El nombre o el NIT
Vacaciones tomadas antes	Los días hábiles que ya disfrutó antes de Klopi

Revisa y confirma

Arrastra tu archivo al recuadro, o haz clic para elegirlo.
Si algunos empleados ya están en Klopi y quieres cambiarles datos, enciende Actualizar los que ya existen. Sin esto, los que ya tienes no se tocan.
Revisa la vista previa. Cada fila dice qué va a pasar: Nuevo, Se actualiza, Sin cambios, Ya existe o Con errores, y debajo, qué le falta o qué debes revisar.
Haz clic en Importar … empleados.

Si hubo filas con errores, Klopi importa las demás y te muestra las que no entraron. Corrígelas en el archivo y súbelo otra vez: las que ya entraron no se duplican.

Qué pasa después

Cada empleado queda también en Contactos. Si ya había un contacto con el mismo tipo y número de documento, Klopi usa ese mismo y solo completa lo que le faltaba.
Las entidades se buscan por NIT o por nombre entre tus contactos, sin importar tildes, mayúsculas, «EPS» o «S.A.». Si una no aparece, la fila te avisa que falta elegirla.
Un cambio de salario o de jornada al actualizar queda en el historial del contrato, como cuando lo cambias a mano.
Los intereses de vivienda y la medicina prepagada que bajan la retención no vienen en la plantilla. Si algún empleado te los certifica, escríbelos después en su ficha.

Preguntas frecuentes

Mi archivo es .xls. ¿Qué hago?

Ábrelo en Excel y guárdalo como «Libro de Excel (.xlsx)». Klopi no lee el formato antiguo.

¿Cuántos empleados puedo importar de una vez?

Hasta 500 filas por archivo.

¿Por qué la fila dice que la periodicidad no coincide?

Porque la columna Periodicidad de pago dice algo distinto a lo que configuraste para tu negocio (mensual o quincenal). En Klopi todos los empleados se pagan con la periodicidad del negocio.