Prepara la información exógena

La información exógena (los «medios magnéticos») es el reporte anual en el que le cuentas a la DIAN con quién hiciste negocios: a quién le pagaste, quién te pagó, cuánto IVA y cuántas retenciones hubo, y quién te debía o a quién le debías al 31 de diciembre. Como cada movimiento de Klopi lleva su tercero, su cuenta y su concepto tributario, esos totales salen sumando, sin reconstruir nada.

Lo que da Klopi es el papel de trabajo: los totales por tercero de cada formato, en Excel, para que tu contador los lleve al prevalidador de la DIAN. No es el archivo oficial.

Antes de empezar

Necesitas el módulo Contabilidad, que viene en el plan Klopi.
Quién debe presentar exógena, qué formatos y desde qué montos lo define la DIAN cada año en una resolución. Esa decisión, y los códigos de concepto de cada formato, son de tu contador.
Revisa que tus contactos tengan su tipo y número de documento, su nombre y su municipio completos: es lo que pide cada formato.

Revisa los totales del año

Entra a En Klopi: Contabilidad, luego Información exógena.
Elige el año. Por defecto sale el año pasado.
Revisa cada sección: cada una muestra su total y los primeros terceros con su documento y su valor.
Haz clic en Exportar en la sección que necesites para descargarla completa en Excel.

Sección	Formato	Qué trae
Pagos a terceros y retenciones practicadas	1001	Lo que pagaste o causaste a cada tercero, por cuenta, y lo que le retuviste
Retenciones que te practicaron	1003	Lo que te retuvo cada cliente
IVA descontable	1005	El IVA de tus compras, por proveedor
IVA generado	1006	El IVA de tus ventas, por cliente, menos lo devuelto en notas crédito
Ingresos recibidos	1007	Tus ingresos por tercero, menos las devoluciones
Cuentas por cobrar al 31 de diciembre	1008	Lo que te debía cada cliente
Cuentas por pagar al 31 de diciembre	1009	Lo que le debías a cada acreedor: proveedores, bancos, impuestos, empleados y entidades de nómina, anticipos

Qué pasa después

Tu contador asigna a cada fila el código de concepto del formato y aplica los montos mínimos de la resolución del año.
Con eso arma el archivo del prevalidador de la DIAN y lo presenta.
Si corriges algo en Klopi (un tercero, un comprobante), vuelve a exportar: los totales se calculan cada vez.

Preguntas frecuentes

¿Por qué un proveedor aparece con varias filas en el 1001?

Porque el formato va por tercero y por cuenta: si le pagaste arriendo y servicios, sale una fila por cada cuenta de gasto.

¿Por qué a mis empleados no les sale como acreedores los aportes de salud y pensión?

Porque Klopi registra lo que debes de salud, pensión, caja, ARL, ICBF y SENA a nombre de cada entidad, no del empleado. Para eso, elige la EPS, el fondo y la caja en la ficha de cada empleado, y la ARL, el ICBF y el SENA en los ajustes de Nómina.

¿Qué año debo elegir?

El año que vas a reportar, que casi siempre es el anterior: la exógena de un año se presenta en los primeros meses del siguiente. Klopi abre por defecto el año pasado.

Norma relacionada

Artículo 631 del Estatuto Tributario: la DIAN puede pedir a los contribuyentes información sobre sus operaciones con terceros. Cada año una resolución de la DIAN dice quién reporta, qué formatos y en qué fechas.