Genera y envía certificados de retención

A cada proveedor al que le retuviste impuestos le debes un certificado que diga cuánto le retuviste y sobre qué base. Tu proveedor lo necesita para su declaración. En Klopi los certificados salen de tus libros: no se digitan. Los ves, los descargas en PDF uno por uno o todos en un ZIP, y los envías por correo.

Antes de empezar

Necesitas el módulo Contabilidad, que viene en el plan Klopi.
Ver y descargar certificados lo pueden, por defecto, el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador. Enviarlos por correo, los mismos.
Las retenciones tienen que estar registradas con su proveedor: al registrar un gasto con retención, o en un asiento con las cuentas 2365, 2367 o 2368 y su tercero.

Revisa los certificados de un periodo

Entra a En Klopi: Contabilidad, luego Certificados de retención.
Elige el tipo: Retención en la fuente (renta), Retención de IVA o Retención de ICA. Klopi propone el periodo usual: el año pasado para renta y el bimestre pasado para IVA e ICA.
Si necesitas otro periodo, cámbialo en el selector de fechas.
Revisa la lista: cada proveedor con su documento, su correo, la Base y lo Retenido.
Haz clic en Ver para abrir el PDF de un proveedor.

Descárgalos o envíalos

Descargar todos: baja un ZIP con el PDF de cada proveedor del periodo.
Enviar a uno: en la fila del proveedor, haz clic en Enviar, revisa el Correo y haz clic en Enviar.
Enviar a todos: haz clic en Enviar a todos. Klopi envía a cada proveedor que tenga correo y te dice cuántos salieron, cuántos ya se habían enviado con las mismas cifras y cuántos no tienen correo.

La columna Enviado muestra la fecha del envío, Enviando mientras sale, o No se pudo enviar.

Qué pasa después

Tu proveedor recibe el PDF en su correo.
Un certificado ya enviado con las mismas cifras no se envía otra vez con Enviar a todos. Si necesitas mandarlo de nuevo, usa Reenviar en su fila.
Si después registras o anulas una retención de ese periodo, las cifras cambian y el certificado nuevo sale con ellas.

Preguntas frecuentes

¿Hasta cuándo tengo que entregar los certificados de retención en la fuente?

El de renta es anual, y el plazo para entregarlo lo fija el Gobierno cada año en el decreto del calendario tributario. Confírmalo con tu contador para el año que certificas.

¿Por qué un proveedor no aparece en la lista?

Porque en ese periodo no tiene retenciones registradas a su nombre, o la retención se registró sin tercero. Revisa el gasto o el asiento de esa retención.

¿Aquí salen los certificados de mis empleados?

No. La retención de los empleados no va aquí: se certifica en el formulario 220 (certificado de ingresos y retenciones).

Dice «No se pudieron descargar». ¿Qué hago?

Pasa cuando el periodo no tiene certificados o tiene demasiados para un solo ZIP. Acorta el periodo y vuelve a intentarlo.

Norma relacionada

Artículo 381 del Estatuto Tributario: los agentes de retención deben expedir a cada retenido un certificado anual de las retenciones en la fuente que le practicaron.