Lee el reporte de tu embudo

El reporte del embudo te dice cuántos negocios entran, hasta dónde llegan, cuántos cierras y cuánto puedes esperar vender en el periodo. Sirve para saber en qué etapa se te caen las ventas, por qué pierdes y a quién hay que llamar hoy.

Antes de empezar

• El módulo de CRM, que viene en el plan Klopi. En el menú aparece como Oportunidades, dentro de Contactos.
• Permiso. Por defecto, todos los roles del CRM ven el reporte: Propietario, Administrador, Gerente, Editor y Lector. Todos menos el Lector pueden usar Descargar CSV.
• La probabilidad de cada etapa. El pronóstico la usa. Klopi trae valores de partida y los ajustas en En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Oportunidades y agenda, en la tarjeta Embudos y etapas (Organiza tus embudos y etapas).

Abre el reporte

Las cuatro cifras de arriba

• Ganaste: el valor de los negocios que ganaste en el periodo.
• Tasa de cierre: de los negocios que cerraste en el periodo, cuántos ganaste. Es ganados ÷ (ganados + perdidos).
• Valor promedio ganado: cuánto vale, en promedio, un negocio ganado.
• Ciclo de venta: cuántos días pasan, en promedio, desde que creas un negocio hasta que lo ganas.

¿Hasta dónde llegan tus negocios?

Toma los negocios que creaste en el periodo y cuenta cuántos llegaron a cada etapa o la pasaron. Un negocio ganado cuenta como si hubiera pasado por todas. Cada barra dice «X % pasó aquí», comparado con la barra anterior, y la última es Ganados. La conversión total es ganados ÷ creados.

Un ejemplo: en septiembre creaste 5 negocios. 2 llegaron a Contactado (40 %), 1 a Cotizado (50 % de los 2) y ganaste 1: la conversión total es 20 %. En el mismo mes cerraste 3 negocios, 1 ganado y 2 perdidos: tu tasa de cierre es 33,3 %.

Pronóstico del periodo

Suma los negocios abiertos cuyo Cierre estimado cae en el periodo, cada uno multiplicado por la probabilidad de su etapa. Muestra esa suma, el valor sin ponderar y cuántos negocios son. Los negocios abiertos sin fecha de cierre estimada se muestran aparte.

Con las etapas que trae Klopi (Nuevo 10 %, Contactado 25 %, Cotizado 50 %, Negociando 75 %), un negocio de $500.000 en Nuevo y uno de $3.000.000 en Negociando dan un pronóstico de $500.000 × 10 % + $3.000.000 × 75 % = $2.300.000.

Cada etapa

La tabla tiene, por etapa:

• Entraron: los negocios que entraron a esa etapa en el periodo. Un negocio cuenta una vez aunque entre dos veces.
• Valor que entró: lo que suman esos negocios.
• Pasan a la siguiente: cuántos siguieron adelante.
• Tiempo promedio ahí: los días desde que entró hasta que se movió, se cerró o, si sigue ahí, hasta hoy. Cuenta las estadías que empezaron en el periodo.

Pérdidas, equipo y negocios quietos

• ¿Por qué perdiste? agrupa los negocios perdidos en el periodo por su motivo de pérdida. Los que no tienen motivo salen como Sin motivo.
• Cada responsable muestra, por persona, los ganados, los perdidos, su tasa de cierre, el valor abierto y su pronóstico. Si son varios, con una gráfica de barras.
• Negocios estancados lista los negocios abiertos que llevan más días quietos que el Estancado después de de su etapa. Mira el día de hoy, no el periodo. Haz clic en uno para abrirlo.

Qué pasa después

• Solo se suman los pesos. Un negocio en otra moneda se cuenta, pero su valor no se suma; el reporte dice cuántos hay.
• Descargar CSV baja el reporte en un archivo separado por punto y coma que se abre en Excel.
• Si cambias la probabilidad de una etapa, el pronóstico se recalcula con el valor nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo cambio la probabilidad de cerrar de una etapa?

En En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Oportunidades y agenda, tarjeta Embudos y etapas, haz clic en el lápiz de la etapa, cambia la Probabilidad de cerrar (de 0 a 100 %) y haz clic en Guardar. Por defecto la pueden cambiar el Propietario, el Administrador y el Gerente.

¿Cuándo se considera estancado un negocio?

Cuando lleva sin moverse más días que el Estancado después de de su etapa. Klopi trae 7 días para Nuevo y Contactado, 10 para Cotizado y 14 para Negociando. Si dejas el campo vacío, esa etapa nunca marca negocios estancados. Para que alguien los retome sin revisar el reporte, prende la receta Retoma los negocios quietos.

¿Por qué ganados y perdidos no aparecen como etapas?

Porque no lo son: son cómo termina un negocio. Por eso la tasa de cierre se calcula aparte y la última barra del embudo es Ganados.

¿Por qué la conversión total y la tasa de cierre dan distinto?

Miran negocios distintos. La conversión parte de los negocios creados en el periodo; la tasa de cierre, de los que cerraste en el periodo, aunque los hayas creado antes.