Automatiza tu CRM con recetas

Una receta es una automatización lista: la prendes con un interruptor y Klopi hace un trabajo repetitivo por ti, como crear la tarea para llamar al cliente que se quedó quieto o marcar el negocio como ganado cuando te aceptan una cotización. Son seis y cubren lo más común.

Si necesitas una regla distinta, la creas tú: está en Crea una automatización.

Antes de empezar

• El módulo de CRM, que viene en el plan Klopi. En el menú aparece como Oportunidades, dentro de Contactos.
• Permiso. Por defecto, el Propietario, el Administrador y el Gerente prenden, apagan y ajustan recetas. El Editor y el Lector las ven, pero no las cambian.

Prende una receta

Para apagarla, usa el interruptor de su tarjeta. Klopi guarda lo que ajustaste, así que al prenderla de nuevo sigue igual. Cada receta existe una sola vez en tu empresa.

Las seis recetas

Retoma los negocios quietos

Si un negocio lleva varios días sin moverse, crea una tarea para su responsable. La tarea se llama «Retomar «nombre del negocio» con nombre del contacto» y vence ese mismo día.

• Días sin moverse: 7 si no lo cambias; de 1 a 365.
• Solo en este embudo: vacío vigila todos tus embudos.

Crea una sola tarea cada vez que el negocio se queda quieto. Si el negocio se mueve y después se vuelve a quedar quieto, crea otra. La tarea en sí no cuenta como movimiento.

Cotización aceptada, negocio ganado

Cuando tu cliente acepta una cotización (desde el enlace que le enviaste o cuando conviertes en factura una cotización abierta), marca como ganado el negocio abierto de ese contacto.

• Crear el negocio si no existe: prendido por defecto. Si el contacto no tiene un negocio abierto, Klopi lo crea ya ganado, con el total de la cotización.
• Embudo donde se crea: vacío usa el embudo principal.

Cotización rechazada, negocio perdido

Cuando tu cliente rechaza una cotización, marca como perdido su negocio abierto con el Motivo de pérdida que elijas. Si lo dejas vacío, Klopi crea y usa el motivo «Rechazó la cotización». Lo que el cliente escribió al rechazar queda en las notas del negocio: «El cliente dijo: …».

Seguimiento después del pago

Cuando te pagan una factura completa, crea una tarea «Hacerle seguimiento a nombre del contacto (número de la factura)» para dentro de los Días después del pago (30 si no lo cambias). Una factura de contado cuenta como pagada desde que la emites.

Cada contacto nuevo, un negocio

Cuando registras a mano un cliente en Contactos → Nuevo contacto, crea un negocio en la primera etapa del Embudo que elijas (vacío usa el principal). No actúa con los contactos que importas desde Excel o Siigo, ni con proveedores o empleados. Si el contacto ya tiene un negocio abierto en ese embudo, no crea otro.

Al llegar a una etapa

Cuando un negocio llega a la Etapa que elijas, puede hacer una o varias de estas cosas:

• Asignarlo a una persona de tu equipo.
• Agregar la etiqueta que elijas.
• Avisarle al responsable, prendido por defecto, con el aviso ««nombre del negocio» llegó a nombre de la etapa.».

La etapa es obligatoria y tienes que elegir al menos una de las tres cosas.

Qué pasa después

• Las tareas aparecen en Mi agenda de la persona a la que se asignan, con su fecha, como cualquier tarea que crees tú.
• Los negocios ganados y perdidos cuentan en el reporte de tu embudo igual que si los hubieras cerrado a mano.
• Todo lo que hace una receta queda en la pestaña Historial, con el negocio sobre el que actuó. Si algo falló, ahí dice por qué.
• Lo que disparó la receta no se deshace. Si la receta falla, el pago, el cambio de etapa o la respuesta del cliente quedan registrados igual.

Preguntas frecuentes

¿Las recetas le escriben al cliente por WhatsApp?

No. Las automatizaciones de Klopi no envían mensajes de WhatsApp a tus contactos. Lo que sí puedes hacer, en una automatización propia, es escribirle un correo al contacto o avisarle a alguien de tu equipo.

¿Puedo prender la misma receta dos veces con datos distintos?

No, cada receta va una vez. Si necesitas, por ejemplo, vigilar los negocios quietos de dos embudos con días distintos, deja la receta para uno y crea una automatización propia con Un negocio lleva días sin moverse para el otro.

¿Cada cuánto revisa Klopi los negocios quietos?

Cada hora. Por eso la tarea puede aparecer hasta una hora después de que el negocio cumple los días.

¿Las recetas siguen funcionando si mi cuenta queda en solo lectura?

No. Las automatizaciones se detienen mientras tu cuenta está en solo lectura por falta de pago o si quitas el módulo de CRM.