Crea una automatización

Cuando las recetas no cubren lo que necesitas, armas tu propia regla: cuando pase algo, si se cumple lo que pidas, entonces Klopi hace una o varias cosas. Por ejemplo: cuando un negocio lleve 7 días sin moverse en el embudo «Ventas», crea una llamada para su responsable.

Antes de empezar

• El módulo de CRM, que viene en el plan Klopi. En el menú aparece como Oportunidades, dentro de Contactos.
• Permiso. Por defecto, el Propietario, el Administrador y el Gerente crean, editan, pausan y eliminan automatizaciones. El Editor y el Lector ven las automatizaciones y su historial, pero no las cambian.

Crea la automatización

Mientras falte algo, Guardar no se activa y te dice qué falta. Queda activa desde que la guardas.

Cuando…

Una sola cosa la dispara:

• Se crea un negocio, Un negocio cambia de etapa, Se gana un negocio, Se pierde un negocio.
• Un negocio lleva días sin moverse, con sus Días sin moverse.
• El cliente acepta una cotización, El cliente rechaza una cotización, El cliente abre una cotización (solo la primera vez que la abre).
• Se emite una factura, Te pagan una factura, Una factura se vence (con sus Días de vencida, 1 si no lo cambias).
• Entra un contacto nuevo y Una tarea se vence.

Si… (opcional)

Hasta tres condiciones, y se tienen que cumplir todas: Está en el embudo, Está en la etapa, Vale al menos (en pesos), Tiene la etiqueta y Su responsable es.

Entonces…

Hasta cinco acciones. Se hacen en el orden en que las pones y van todas o ninguna: si una falla, no queda ninguna a medias.

• Crear una tarea: tipo tarea, llamada o reunión; Para «Su responsable» o una persona; Título; y Con fecha a cuántos días (0 = el mismo día). La tarea vence a las 9:00 a. m.
• Crear un negocio, Mover de etapa y Asignar responsable.
• Marcar como ganado, con la opción de crear el negocio ya ganado si el contacto no tiene uno abierto, y Marcar como perdido, con su Motivo de pérdida.
• Agregar una etiqueta y Quitar una etiqueta.
• Avisar a alguien del equipo: eliges A quién y escribes El aviso. Llega a la campana de la app con un enlace al negocio. Prende También por correo si quieres que le llegue también al correo.
• Escribirle un correo al contacto: Asunto y Mensaje. Si el contacto responde, la respuesta llega al correo de tu negocio que configuraste en Mi negocio. El correo queda en la historia del contacto. Si el contacto no tiene correo, no se envía. Por la Ley 2300 de 2023, el correo de Una factura se vence sale solo de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. (nunca domingos ni festivos), una vez al día y por el mismo canal de los recordatorios de esa semana, y los correos de venta también esperan a ese horario (el historial de la automatización dice para cuándo quedó programado).

En títulos, avisos y correos puedes usar estas variables, y Klopi las cambia por el dato real: {{contacto}}, {{negocio}}, {{valor}}, {{etapa}}, {{embudo}}, {{responsable}}, {{empresa}}, {{documento}} y {{motivo}}.

Pausa, edita o elimina una automatización

En la pestaña Mis automatizaciones cada fila tiene Pausar (o Activar), el lápiz para editarla y la caneca para eliminarla. Eliminarla no deshace lo que ya hizo (las tareas, los avisos, los negocios), pero borra su historial. Las automatizaciones que vienen de una receta se cambian desde su tarjeta en Recetas, no desde el editor.

Qué pasa después

• Las reglas de tiempo (negocio quieto, factura vencida, tarea vencida) se revisan cada hora.
• Un mismo hecho nunca dispara dos veces la misma automatización.
• Si unas automatizaciones disparan a otras, la cadena se detiene sola después de tres niveles, y una automatización no se repite sobre el mismo negocio en la misma cadena. El historial dice No se ejecutó y por qué.
• Una automatización que falla no deshace lo que la disparó: el cambio de etapa, el pago o la respuesta del cliente quedan registrados.
• La pestaña Historial muestra cada ejecución: Sobre qué negocio actuó, el Resultado (Hecha, Falló o No se ejecutó) y Qué hizo, una línea por acción o el error en palabras, como «Paso 2: La etiqueta de esta automatización ya no existe: edítala.». Puedes filtrar por Hechas, Fallaron o No se ejecutaron.

Preguntas frecuentes

¿Una automatización puede enviarle un WhatsApp al cliente?

No. Las automatizaciones no envían WhatsApp a tus contactos. Pueden escribirle un correo al contacto o avisarle a alguien de tu equipo.

¿Cómo dejo de recibir los avisos de las automatizaciones?

En En Klopi: Configuración, luego Mi cuenta, luego Notificaciones apaga la categoría Automatizaciones del CRM, en la app, por correo o en ambos. El correo solo sale si la automatización pidió También por correo y tú lo tienes prendido.

¿Por qué no puedo crear una tarea cuando una tarea se vence?

Para no llenar la agenda de tareas que se vencen una tras otra. Usa Avisar a alguien del equipo.

¿Las automatizaciones funcionan si mi cuenta está en solo lectura?

No. Se detienen mientras tu cuenta está en solo lectura por falta de pago o si quitas el módulo de CRM, y vuelven a actuar cuando se resuelve.