Importa tus contactos

Si ya tienes tus clientes y proveedores en otro programa o en una hoja de cálculo, no tienes que crearlos uno por uno. Llenas la plantilla de Excel de Klopi y la subes. Si vienes de Siigo Nube, Klopi puede leerlos directamente de tu cuenta.

Antes de empezar

Permiso para importar. Por defecto, importar desde Excel lo pueden hacer el Propietario, el Administrador y el Gerente. Traer datos desde Siigo, el Propietario, el Administrador y el Contador.
Tu archivo en formato .xlsx. Un Excel antiguo (.xls) no sirve: ábrelo y guárdalo como «Libro de Excel (.xlsx)».
No hay tope de contactos. Ningún plan limita cuántos contactos tienes: importa todos los que necesites.

Importa desde Excel

Entra a En Klopi: Contactos y haz clic en Importar / Exportar.
Elige Descargar plantilla de Excel. Se descarga el archivo plantilla-contactos.xlsx.
Llena la plantilla desde la segunda fila, un contacto por fila. No cambies los nombres de la primera fila.
Vuelve a Importar / Exportar y elige Importar desde Excel.
Arrastra tu archivo al recuadro o haz clic en él para elegirlo.
Revisa el resultado: Creados, Actualizados y, si hubo problemas, la lista de errores fila por fila.

Las filas buenas se importan aunque otras tengan errores. Corrige las filas de la lista y vuelve a subir el archivo. Las filas con documento que ya entraron se actualizan, no se repiten.

Qué va en cada columna

Columna	Qué escribir
tipo	persona o empresa. Si la dejas vacía, Klopi usa empresa cuando hay razón social y persona cuando no.
tipo_documento	El código: cc, nit, ce, pa, ti, rc, de, pep o ppt. Si la dejas vacía, usa nit para empresas y cc para personas.
documento	El número, con o sin puntos. Un NIT puede ir con su dígito (900.123.456-8).
dv	Opcional. El dígito de verificación del NIT, si lo tienes aparte. Klopi lo revisa.
nombre y apellido	Para personas.
razon_social	Para empresas.
correo, celular, telefono	Sus datos de contacto.
ciudad, direccion	Dónde está.
es_cliente, es_proveedor	«sí» o «no» (también sirven «x» o «1» para sí). Vacías, un contacto nuevo entra como cliente y uno que ya existía no cambia.

En tipo_documento también puedes escribir el nombre completo, con o sin tildes, como «Cédula de extranjería», «pasaporte» o «cédula», el nombre que usa Klopi en el formulario («Documento extranjero») o el código de la DIAN (13 para cédula, 31 para NIT), como lo exportan otros programas. Con los códigos cortos no hay confusión.

Qué pasa después

Los contactos nuevos entran como clientes, salvo que la fila diga otra cosa en es_cliente y es_proveedor.
El perfil tributario no viene en el archivo. Los contactos nuevos quedan como No responsable de IVA y régimen Ordinario. Declara renta queda prendido para las empresas y apagado para las personas: si no lo sabes, Klopi le retiene a una persona con la tarifa más alta, que es la segura. Corrige los que tengan otro RUT, sobre todo tus proveedores, porque de eso depende la retención que Klopi te sugiere.
La ciudad entra como texto. Para tus clientes y proveedores, abre el contacto y elige su municipio en Ciudad / Municipio: así va con su código en la factura electrónica y en tus reportes para la DIAN.
Una fila sin documento crea un contacto al que todavía no le puedes facturar.

Trae tus contactos desde Siigo

Entra a En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Importar datos y elige Siigo Nube.
Si no la has conectado, escribe tu Usuario de Siigo API y tu Clave de acceso y haz clic en Conectar. La credencial la generas en Siigo Nube, en Alianzas → «Mi Credencial API».
En Clientes y proveedores, elige Solo a quienes les facturé o les compré (recomendado) o Todos los terceros de Siigo.
Haz clic en Revisar qué entraría. No se escribe nada todavía.
Revisa la lista y haz clic en Importar; el botón muestra cuántos contactos van a entrar.

Desde Siigo sí llegan su rol de cliente o proveedor y su perfil tributario. Si un contacto ya estaba en Klopi con el mismo documento, solo se le llena lo que le falta: lo que ya escribiste no se cambia.

Descarga tus contactos en Excel

En Contactos, abre Importar / Exportar y elige Exportar a Excel. Se descarga contactos.xlsx con el tipo, el documento y su dígito, el nombre, los datos de contacto, la ciudad, si es cliente, proveedor o empleado, y si está activo. Si escribiste algo en Buscar…, se exportan solo los contactos que coinciden.

Exportar lo pueden hacer todos los roles. Si tu rol no puede importar, el botón se llama solo Exportar.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa «No se reconocen las columnas del archivo»?

Que la primera fila de tu archivo no tiene los nombres de las columnas de la plantilla. Descarga la plantilla, copia tus datos debajo de su primera fila sin cambiarla y vuelve a subirla.

Porque es un contacto nuevo sin nombre. Llena nombre si es una persona o razon_social si es una empresa.

Subí el archivo y no se importó ninguna fila. ¿Por qué?

Revisa el mensaje y la lista de errores: casi siempre es la primera fila, que no trae los nombres de las columnas de la plantilla, o filas sin nombre ni razón social. No es por tu plan: ningún plan tiene tope de contactos. Si tu cuenta está en solo lectura (la prueba terminó o tu plan no se renovó), no se puede importar nada hasta que elijas un plan.

¿Puedo importar mis proveedores con este archivo?

Sí. Escribe «sí» en es_proveedor y, si no les vendes, «no» en es_cliente. Para un proveedor, llena también tipo_documento y documento: sin documento no se puede guardar como proveedor. Si vienes de Siigo, la importación desde Siigo también los trae como proveedores.

¿Puedo volver a subir el mismo archivo?

Sí. Los contactos con documento se actualizan en vez de repetirse. Los que no tienen documento no se pueden reconocer, así que se crearían otra vez: quítalos del archivo antes de subirlo de nuevo.