Importa tus clientes y proveedores desde tu propio Excel

Casi todos los negocios tienen sus clientes y proveedores en un Excel hecho a su manera: «NIT/CC» en vez de «documento», el nombre y la razón social en una sola columna, la ciudad escrita a mano. No tienes que pasarlo a una plantilla. Lo subes como está, le dices a Klopi qué columna es cada dato y Klopi revisa cada fila antes de guardar nada.

Antes de empezar

Permiso para importar. Por defecto lo pueden hacer el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador.
Tu archivo en .xlsx o .csv, de hasta 5 MB y 5.000 contactos. Un Excel antiguo (.xls) no sirve: ábrelo y guárdalo como «Libro de Excel (.xlsx)».
La primera fila con los títulos de las columnas (cualquier título sirve).

Importa tu archivo

Entra a En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Importar datos, elige Excel y haz clic en Clientes y proveedores.
Arrastra tu archivo al recuadro o haz clic en él para elegirlo. Si prefieres empezar de cero, usa Descargar plantilla.
En ¿Qué columna es cada dato? revisa lo que Klopi reconoció por los títulos y cambia lo que no corresponda. Lo que tu archivo no tiene, déjalo en No está en mi archivo. Debajo de cada columna ves un ejemplo de tu archivo.
Elige qué hacer Si el contacto ya existe en Klopi: actualizarlo con lo que dice el archivo o dejarlo como está.
Elige qué son Las filas que no dicen si son cliente o proveedor.
Haz clic en Revisar el archivo. Todavía no se guarda nada.
Revisa Así quedaría tu importación: cuántos son Nuevos, cuántos Se actualizan, cuántos Quedan como están y cuántos tienen error. Filtra las filas para ver qué está mal en cada una.
Haz clic en Importar (el botón dice cuántos contactos van a entrar).

Las filas con error no se importan; las demás sí. Corrige las que fallaron en tu archivo y súbelo de nuevo: los que ya entraron no se repiten.

Qué revisa Klopi en cada fila

El NIT y su dígito de verificación. Puede venir con puntos y con el dígito (900.123.456-8) o con el dígito en otra columna. Si el dígito no corresponde, Klopi te dice cuál debería ser.
El municipio, por su nombre («Medellín», «medellin») o por su código DANE (05001, o 5001 si Excel se comió el cero). Si el nombre existe en varios departamentos, como Rionegro, Klopi te pide el departamento o el código.
El mismo documento dos veces en el archivo.
Un proveedor sin documento: no se puede, porque sus pagos se reportan a la DIAN por documento.
El tipo de contacto. Si no hay columna de tipo, un NIT de empresa (900…, 800…) entra como empresa y una cédula como persona.

Qué pasa después

Los contactos quedan en En Klopi: Contactos, con su municipio y su código DANE listos para facturar.
En Archivos subidos ves cada importación y lo que hizo.
Si vuelves a subir el mismo archivo, Klopi te avisa que ya lo importaste.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia de «Importar / Exportar» de Contactos?

Ese usa la plantilla fija de Klopi y guarda apenas subes el archivo. Este acepta tu propio Excel y te muestra fila por fila qué va a pasar antes de guardar.

¿Puedo traer el perfil tributario de mis proveedores?

Sí, si tu archivo lo tiene: ¿Responsable de IVA? y ¿Régimen simple? con «sí» o «no». De eso depende la retención que Klopi te sugiere al comprarles.